На любом предприятии учет зарплаты и труда сотрудников осуществляется в соответствии с первичной документацией, оформляет и ведет которую кадровая служба. Если деятельность этого подразделения поставлена недостаточно хорошо, то происходят серьезные сбои в работе всей компании. Рассмотрим далее, что собой представляют документы кадрового делопроизводства.

Общие сведения

Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы. Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.

Задачи делопроизводства

Деятельность кадровой службы охватывает все процессы, которые относятся к составлению и обработке документации в соответствии с установленными правилами. Она осуществляется для решения ряда управленческих задач. К ним, в частности, относят:

Для чего нужны кадровые документы?

Основное назначение этих бумаг заключается в обеспечении максимальной прозрачности в рамках трудовых правоотношениях. Система делопроизводства основывается на определенных правилах и требованиях. Их соблюдение гарантирует сотрудникам стабильность, а для административного аппарата компании - упрощенность управления. Благодаря точной регламентации круга обязанностей и прав, которую обеспечивают кадровые документы, соблюдаются интересы всех участников трудовых правоотношений.

Виды бумаг

В соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие:

1. Штатное расписание.
2. График отпусков.
3. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
4. Документы, в соответствии с которыми устанавливается порядок обработки личных данных сотрудников, а также их обязанности и права.
5. Инструкции и правила по ОТ. Любой работодатель обязан обеспечить безопасные условия для осуществления сотрудниками их профессиональной деятельности. С составленными инструкциями и правилами служащие должны быть ознакомлены под подпись.
6. Графики сменности. В ТК установлена предельно допустимая продолжительность трудовой деятельности в день. При сменной работе учет времени осуществляется путем составления соответствующих графиков.

Перечисленные кадровые документы чаще всего являются предметом проверки контролирующих органов.

Личный состав

Кадровые документы, включающие в себя сведения о сотрудниках, создаются в ходе работы подразделения с персоналом. Такие бумаги всегда тесно связаны с конкретным служащим предприятия. Они отражают информацию о профессиональной деятельности сотрудника, его квалификации, результатах труда, условиях зачисления в штат, стаже и так далее. К таким документам, в частности, относят:

1. Распорядительные бумаги, подтверждающие трудовую деятельность гражданина.
2. Информационно-расчетные документы.
3. Официальную внутреннюю переписку.
4. Книги/журналы регистрации и учета.

Документы каждой группы имеют свою специфику. Они предназначаются для различных целей, разрабатываются, вводятся в действие, утверждаются по соответствующим порядкам.

Распорядительные бумаги

Эта категория включает в себя распоряжения и приказы начальства. С помощью их руководитель реализует полномочия по управлению предприятием, предусмотренные в Уставе компании. Распоряжения разделяются на две группы. К первой относят акты по основной деятельности фирмы. Ими, в частности, являются распоряжения по производственным вопросам, порядку проведения аттестаций, инструкции и так далее. Во второй группе находятся распоряжения по личному составу. К ним относят акты об увольнении, приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях, поощрениях. Документы первой группы охватывают деятельность предприятия в целом и к работе кадрового подразделения относятся косвенно. Другая категория бумаг непосредственно связана с деятельностью персонала. В большинстве своем - это унифицированные кадровые документы. Их бланки утверждаются Госкомстатом. К документам, отражающим деятельность персонала, относят:

Эти документы предназначены для максимально полной иллюстрации трудового стажа работника. Он, в свою очередь, будет иметь значение и для назначения ему пенсии в будущем, и для расчета пособия по нетрудоспособности во время его деятельности на предприятии. Копии приказов других работодателей выступают в качестве основания для внесения в трудовую книжку записей о совместительстве, оформления ее дубликата.

Информационно-расчетная категория

Эти документы ведутся с целью учета личных данных служащих, закрепления сведений, касающихся их трудовой деятельности. В их числе присутствуют:

• личная карточка;
• табель по учету рабочего времени;
• штатное расписание;
• личное дело.

Для большинства из них используются типовые бланки. Унифицированные формы кадровых документов значительно упрощает процесс их заполнения.

Внутренняя переписка

Она используется на предприятии для оформления принятых кадровых решений. К примеру, для привлечения к дисциплинарной ответственности какого-либо работника необходимо взять с него объяснение. Если же предполагается поощрение служащего, его непосредственный начальник отправляет в адрес директора предприятия соответствующее представление. Внутренняя переписка выступает в качестве одного из вариантов официального обмена мнениями между сотрудниками.

Книги контроля и учета

Регистрационные журналы предназначены для учета имеющейся кадровой документации (приказов, удостоверений, личных дел, трудовых книжек). Каждой бумаге присваивается определенный номер. В журнале также проставляется дата регистрации документа. Правильный учет придает бумагам юридическую силу. Это, в свою очередь, позволяет доказать ту или иную позицию в трудовом споре. Регистрация и хранение кадровых документов этой группы осуществляется уполномоченными лицами. На предприятии используют журналы регистрации:

Одни образцы кадровых документов утверждаются на федеральном уровне, другие - разрабатываются самой компанией.

Все ли бумаги необходимы?

Условно приведенные выше кадровые документы разделяются на три категории:

• Зависящие от специфики деятельности фирмы.
• Рекомендованные.
• Обязательные.

Последние необходимо вести всем предприятиям без исключения, вне зависимости от количества сотрудников, вида деятельности, правового статуса. Эти документы или прямо, или косвенно указаны в ТК. Например, необходимость составления правил распорядка на предприятии следует из статей 189-190, штатного расписания - из ст. 57. Рекомендованные бумаги предназначены для оптимизации кадровой работы. Их наличие или отсутствие зависит от решения руководителя. Документы, которые зависят от специфики деятельности организации, будут обязательны для конкретной компании. Если на предприятии предусмотрены вредные или опасные условия труда, то для него обязательна разработка дополнительных правил и инструкций. Например, это могут быть Положения о прохождении регулярных медосмотров, инструктажей по ТБ и так далее.

Восстановление бумаг

Зачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги. За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно. В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания. Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках.

Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести. Далее необходимо привести в порядок все личные карточки. Все документы датируются временем оформления. Однако в тексте бланка, например, ф. Т-2, проставляется реальная дата, то есть число, когда сотрудник был принят на работу либо переведен. В данном случае можно обратиться за помощью в бухгалтерию и запросить лицевые счета служащих для уточнения и сверки сведений. В процессе восстановления утерянных или отсутствующих бумаг предприятия не следует забывать и о текущей работе. После этого необходимо приступить к составлению, оформлению и внедрению обязательных локальных актов. Сроки хранения документации по личному составу утверждены соответствующим Перечнем. Все приведенные в нем бумаги должны сдаваться впоследствии в архив.

Постановка задачи документооборота и современные программно - аппаратные решения

Постановка задач документооборота на предприятии

В настоящее время существует множество систем управления электронным документооборотом, поэтому для успешного выбора необходимого программно-аппаратного обеспечения необходимо проанализировать задачи, которые будут решаться с его помощью. Все задачи, решаемы с помощью системы электронного документооборота, должны соответствовать следующим основополагающим принципам:

· Однократная регистрация документа;

· Возможность параллельного выполнения операций;

· Непрерывность движения документа;

· Единая база документной информации;

· Эффективно организованная система поиска документа;

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов.

Исходя из перечисленных принципов, рассмотрим задачи , которые необходимо решить средствами того или иного программного обеспечения.

1. Разработка положения о службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии

Разработка организационно-правового положения службы ДОУ, ее структуры и состава, определение функций, прав, обязанностей и ответственности сотрудников службы с учетом специфики компании.

2. Анализ документооборота, существующего на предприятии. Разработка и проведение мероприятий по его оптимизации

Провести анализ всех стадий документооборота компании: от приема документов до сдачи дел в государственный архив; системы регистрации, поиска и контроля.

3. Экспертиза бланков и типовых форм документов на предмет соответствия ГОСТу, Правилам ведения документооборота организаций, бизнес-процессам организации

Осуществляется анализ всех видов документов организации, выявление неточностей, ошибок в оформлении документов. В результате разрабатываются новые бланки документов и типовых форм в соответствии с ГОСТом.

Экспертиза кадрового делопроизводства. Оптимизация кадрового делопроизводства

В процессе оказания услуги проводится проверка соответствия кадровых документов действующему законодательству с учетом специфики внешней среды, в которой находится компания. По результатам проверки составляется заключение о состоянии системы кадрового делопроизводства компании, разрабатывается и реализуется план работ по корректировке системы кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями нормативных актов.

Организация хранения (оперативного и архивного) документов компании

В процессе оказания услуги разрабатываются документы и нормативные акты, регламентирующие архивное хранение документов компании:

· номенклатура дел;

· описи дел;

· порядок формирования и оформления дел;

· порядок передачи дел на архивное хранение в государственные архивные учреждения.

Современные системы электронного документооборота

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Создана в 1996 году.

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Задачи, которые решаются с помощью СЭД БОСС-Референт:

· организация эффективной работы с договорами;

· автоматизация документооборота предприятия;

· обеспечение качественного контроля за исполнением поручений руководителей;

· повышение эффективности работы с заявками;

· реализация возможности коллективной работы;

· управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Результаты от внедрения СЭД БОСС-Референт

· повышение управляемости;

· оперативное реагирование на изменения;

· увеличение конкурентоспособности компании на рынке. по материалам сайта http://www.boss-referent.ru/

Описание системы «Дело»

Система «ДЕЛО», разработана компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система документооборота эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Система нацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

Функциональные возможности:

· Автоматизация полного цикла работы с документами - от проекта до списания в дело.

· Поддержка всех основных функций в области документооборота: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело.

· Обеспечение полного цикла работы с проектами документов, включая маршрутизацию и версионность.

· Возможность делегирования должностными лицами полномочий на работу с системой.

· Эффективные механизмы разграничения доступа к документам и функциям системы. по материалам сайта http://www.eos.ru

Описание системы ЕФРАТ - Документооборот

Система ЕВФРАТ позволяет реализовать различные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Так внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления (функциональный подход), так и в соответствии с западными стандартами (процессный подход).

В ЕВФРАТ реализована автоматическая обработка документов и событий в рамках бизнес-процессов (на базе метода «Когнитивного отображения»). Благодаря этому спектр решаемых системой задач, помимо делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых бизнес-процессов. При этом исключения из рутинных операций человека позволяет добиться большей по сравнению с другими системами глубины, а значит и эффективности, автоматизации бизнес-процессов. Контуры автоматизации системы ЕВФРАТ:

· Электронный документооборот

· Электронный архив

· Управление договорами

· Работа с финансовыми документами

· Автоматизация бизнес-процессов по материалам сайта http://www.evfrat.ru/

Описание системы ЛЕТОГРАФ

ЛЕТОГРАФ - комплексное решение, содержащее в одном продукте все необходимые возможности для решения задач:

· Управления документами - ECM (Enterprise Content Management)

· Автоматизации бизнес-процессов - BPM (Business Process Management)

· Интеграции корпоративных приложений - EAI (Enterprise Application Integration)

Организациям, стремящимся развиваться и укреплять свои позиции на рынке, система ЛЕТОГРАФ позволит ускорить работу с документами, увеличить контроль исполнительской дисциплины, повысить прозрачность, управляемость, а, следовательно, и стоимость бизнеса компании.

С помощью системы ЛЕТОГРАФ можно на современном уровне решить как традиционные задачи документооборота, так и специализированные управленческие задачи (рис. 2).

Рис.

Описание системы «Мотив»

Система МОТИВ является эффективным организующим инструментом для управления любой компанией вне зависимости от сферы деятельности и масштаба. МОТИВ подходит для предприятий с любым видом организационной структуры управления со штатом от 10 человек до нескольких тысяч. МОТИВ позволяет различным компаниям, входящим в одну холдинговую группу вести совместное управление общими проектами и внутренним документооборотом. Если структура компании предполагает подчиненность по вертикали или горизонтали, МОТИВ поможет воссоздать макет предприятия, повторив при этом цепочку взаимодействия руководящего персонала с подчиненными и наоборот.

Возможности, которые дает МОТИВ:

· создание единого информационного пространства компании;

· организация и ведение внутреннего электронного документооборота компании;

· возможность коллективной работы над проектами;

· возможность управлять большим количеством задач и поручений;

· контроль над занятостью персонала;

· управление большим объемом документов;

· обеспечение конфиденциальности информации;

· быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;

· ведение архивов проектов, задач и документов. по материалам сайта http://www.motiw.ru

Описание системы CompanyMedia

Универсальная система электронного документооборота CompanyMedia ориентирована на:

· создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах, с применением формальных методик описания процессов и с измерением показателей процессов;

· повышение эффективности управления за счет документирования всей деятельности организации, строгого контроля за соблюдением персоналом должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов на всех уровнях управления;

· сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;

· обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий и возможности оперативного контроля всех стадий управленческих процессов;

· создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всех предприятий, учреждений, компаний, территориальных объектов, входящих в состав организации / холдинга на уровне общих деловых процессов и коллективной работы;

· система предоставляет средства, обеспечивающие работу с документами в соответствии с требованиями государственных стандартов и спецификой документопотоков организаций различного масштаба и отраслевой принадлежности. по материалам сайта http://www.intertrust.ru

Описание системы Corporate Business

Система эффективного управления bb workspace (издание Corporate Business) предназначено для комплексной, сквозной автоматизации: документооборота, бюджетирования, взаимодействия с клиентами в коммерческих организациях.

Комплексный электронный документообоот с изданием Corporate Business - это только технологические инновации, которые выводят bb workspace в лидеры комплексного программного обеспечения.

Основные преимущества bb workspace (издание Corporate Business):

Эргономичный современный интерфейс построенный по принципу «всё как на ладони»;

Интеграция с текстовыми и табличными редакторами из пакета Microsoft Office;

Маршрутизация и хранение электронных версий документов, использование ЭЦП;

Динамичное отображение информации в режиме real-time в различных срезах;

Описание системы Directum

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

· Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

· Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).

· Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

· Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

· Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

· Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

· Обращения граждан и организаций. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.

· Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).

Описание системы DocsVision

DocsVision обеспечивет тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции СЭД DocsVision:

· Автоматизация управления предприятием

· Поддержка процессного подхода в организации управления

· Автоматизация систем менеджмента качества

· Автоматизация процессов согласования и утверждения документов

· Средства контроля исполнения документов и заданий

· Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей

· Управление процессами обработки документов

· Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками

· Автоматизация канцелярии

· Создание электронного архива документов. по материалам сайта http://www.docsvision.com

Описание системы Globus Professional

Корпоративная система Globus Professional v2.5 позволяет полностью автоматизировать деятельность компании. Автоматизация управления бизнесом охватывает как документооборот, так и все ключевые направления, которые влияют на эффективность бизнес-процессов в организации.

Описание системы LanDocs

Информационно-технологические решения, создаваемые с использованием ПО LanDocs, позволяют на единой системной основе выстроить эффективную и комфортную среду поддержки всего спектра делопроизводственных процессов современного предприятия. Базовая функциональность, состав модулей и программные интерфейсы позволяют предоставить пользователям всех категорий необходимые им средства работы с электронными документами. Решения на основе LanDocs отличает хорошая масштабируемость: в контур документооборота, обслуживаемого системой, могут быть включены как пользователи локальной вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений.

Примеры законченных бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на технологической платформе LanDocs:

· согласование документов в электронной форме;

· организация оперативной обработки внешних обращений;

· контроль исполнения документов и заданий;

· подготовка наглядной отчетности по движению документов;

· организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;

· организация защищенного корпоративного архива электронных документов.

Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат №РОСС RU.МЕ20.Н01957).

Описание системы OPTIMA-WorkFlow

OPTIMA-WorkFlow - это программная платформа для создания комплексных автоматизированных систем управления документами, применяющаяся для автоматизации:

· документационного обеспечения управления;

· контроля исполнительской дисциплины;

· архивного хранение бумажных и электронных документов;

· управления процессами обработки документов на основе их электронных административных регламентов;

· преобразования бумажных документов в электронный вид и работы по «безбумажной технологии»;

· межтерриториального и межведомственного обмена документами;

· формирования регламентной отчетности и поддержки процессов принятия управленческих решений;

· защиты информации от несанкционированного доступа.

OPTIMA-WorkFlow существует с 1997 г., входит в число лидирующих систем управления документами на российском рынке, приобретена более чем 340 клиентами. Текущая версия продукта - 1.19.

Описание системы PayDox

Электронный Документооборот PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

· Простое управление бизнес-процессами (AJAX), web-доступ к корпоративному файловому архиву (AJAX)

· Эффективное управление коллективной работой сотрудников и поддержка корпоративных дискуссионных форумов.

· Электронное согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование Дел.

· Управление договорами, платежными документами, документооборот бюджетирования, ведение всей истории работы с документами, календарное планирование.

· Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки на новые виды документов.

· Безопасная работа с удаленными подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS

· Поддержка территориально распределенного документооборота для крупных холдинговых и многофилиальных структур, простая установка системы электронного документооборота для малых и средних предприятий.

· Простота работы для конечного пользователя, легкость обслуживания.

Сравнительная характеристика СЭД

В данной работе мы проведем сравнение систем электронного документооборота, наиболее распространенные в настоящее время на территории России.

При проведении сравнительного анализа учитывались функциональные, стоимостные и пользовательские характеристики систем, а также их сочетание, которое определяло в конечном итоге положение каждой системы на российском рынке.

Функциональное сравнение систем проводилось по отдельным направлениям работ с документами: канцелярия, маршрутизация документов, аналитика и управление, архив, информационная безопасность. Стоимостной анализ заключался в оценке того или иного функционала разработчиками: у одной системы возможность может входить в стандартный комплект, а у другой - быть дополнительной опцией, приобретаемой за дополнительные деньги.

Результаты сравнения систем приведены в таблицах ниже. При этом используются следующие значения:

0 - возможность не реализована,

0,5 - реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО разработчика или неполная реализация возможности,

1 - возможность реализована.

Направление «Канцелярия»

Автоматизация работы канцелярии является отправной точкой развертывания системы электронного документооборота на предприятии. Под автоматизацией канцелярии понимается автоматизация работы с документами в соответствии с правилами отечественного делопроизводства. Это позволяет сделать документооборот компании эффективным средством управления применительно к специфике российских предприятий. В таблице 1 «Канцелярия» дан обзор «делопроизводственных» возможностей рассматриваемых систем.

Таблица «Маршрутизация и контроль исполнения»

Одной из главных задач, стоящих перед СЭД, является управление процессами движения и обработки документов. В современных СЭД имеются средства моделирования процессов документооборота и поддержка управления потоками работ (технология workflow). Развитые возможности системы по организации различных схем движения документов позволяют обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в процессе выполнения работ по документам, существенно сократить время согласования документов и принятия решений, контролировать выполнение заданий по документам.

Таблица «Аналитика и управление»

Повышение эффективности предприятия после внедрения СЭД достигается, главным образом, за счет появляющихся возможностей по обработке и анализу информации. В таблице «Аналитика и управление» приведены оценки возможностей систем, которые позволяют повысить прозрачность работы для руководства предприятия (оценка загруженности сотрудников и отделов, оценка эффективности основных бизнес-процессов и др.) и многократно сократить количество рутинной работы, выполняемой рядовыми сотрудниками (поиск документов, подготовка различных справок и отчетов).

Таблица «Архив»

Документы, по которым закончено выполнение всех поручений и пройдены все этапы согласования, выходят из активного обращения. Но это не означает, что работа с этими документами для организации закончена. Архивные документы являются частью базы опыта и знаний компании; и важно обеспечить с ними эффективную работу. Для этого возможность организации электронного архива должна быть реализована в рамках самой СЭД или отдельного модуля.

Таблица «Информационная безопасность»

Важность обрабатываемой в СЭД информации предъявляет особые требования к обеспечению безопасного функционирования системы. Наибольший эффект видится в использовании комплексных средств защиты, предполагающих как технологические, так и методические меры. В таблице «Информационная безопасность» дана оценка средств безопасности, реализованных в исследуемых СЭД.

Таблица «Общие характеристики»

Имеющиеся на сегодняшний день решения предлагают различные формы реализации СЭД на предприятии. В нижеследующей таблице приведены характеристики, которые не участвуют в формировании итоговой оценки функциональных возможностей систем, но дают важное представление об особенностях реализации этих систем и возможности их использования.

Таблица «Стоимость»

В таблице приводится стоимость СЭД из расчета различных пакетов на 10, 30 и 100 лицензий, что соответствует требованиям пользователей, представляющих небольшие, средние и крупные организации соответственно. Обращаем внимание на такой важный аспект при оценке стоимости системы, как конкурентность лицензий. Если лицензии конкурентные, то с приобретением определенного количества лицензий в системе ограничивается число одновременно работающих пользователей, а не количество установленных рабочих мест. В случае неконкурентных лицензий их количеством ограничивается и максимальное количество установленных рабочих мест, и число одновременно работающих пользователей. В таблице «Стоимость» приводится стоимость систем в рублях без учета стоимости СУБД.

Комплексная оценка функциональных возможностей систем и выводы обзора

Итоговая оценка функциональности системы определяется как среднее значение по всем таблицам, за исключением таблицы «Общие характеристики». Полученное значение находится в интервале от 0 до 1; для большей наглядности результатов оно умножено на 100. Чем ближе оценка системы к 100, тем более сбалансирован ее функционал и тем вероятнее эта система относится к «идеальным» СЭД в рамках данной методики сравнения.

Результаты сравнения функциональных возможностей наиболее популярных систем, используемых для автоматизации работы с документами, позволяют выделить 3 группы систем: высокофункциональные, среднефункциональные и низкофункциональные.

Высокофункциональными СЭД являются: Дело (ЭОС), ЕВФРАТ-Документооборот (Cognitive Technologies), DirectumDirectum), (DocsVision (DocsVision) и Optima-Workflow (UpScale Soft). Наиболее развитую функциональность показала система ЕВФРАТ-Документооборот, которая, в отличие от других лидеров, стабильно набирала большое количество баллов по каждому из направлений работ с документами.

В группу среднефункциональных систем вошли Босс-Референт (Аплана), Летограф (Летограф), CompanyMedia (ИнтерТраст) и LanDocs (Ланит). Эти системы показали значительный результат лишь по некоторым направлениям, представленным в обзоре, и не обладают в стандартной комплектации сбалансированным функционалом.

К низкофункциональным системам относятся: Мотив (Мотив), Corporate Business (BB Softwear), Globus (Промышленные информационные системы) и Paydox (Paybot), которые по набранным итоговым баллам сильно уступают другим участникам исследований. Их функциональные возможности позволяют решить лишь часть задач, связанных с обеспечением электронного документооборота на предприятии. Результаты изучения этих систем не позволяют говорить о них как о полноценных решениях класса СЭД. В частности, это подтверждают данные таблицы «Канцелярия», где эти системы показали наиболее низкое соответствие требованиям, предъявляемым к современной СЭД, тогда как у других СЭД был выявлен схожий, но более развитый функционал для обеспечения работы службы канцелярии.

Сущность и значение кадровой политики, ее задачи и функции. Определение видов документов в деятельности отдела кадров организации ООО "Автотрэвэл". Порядок подготовки приказов по личному составу. Анализ кадровой работы предприятия, ее усовершенствование.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http : www . allbest . ru /

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ ЮРИСПРУДЕНЦИИ»

КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННО-ПРАВОВЫХ ДИСЦИПЛИН И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Тема: Совершенствование кадрового делопроизводства в негосударственном предприятии (на примере ООО «Автотрэвэл»)

Студентка: Гуськова Анастасия Сергеевна

Специальность 032001.65 «Документоведение и

документационное обеспечение управления»

Научный руководитель:

к.с.н., Кандаурова Татьяна Ивановна

МОСКВА 2012

Введение

1. Теоретические аспекты деятельности кадровой политики

1.1 Сущность и значение кадровой политики

1.2 Задачи и функции кадровой политики

2. Кадровая служба ООО «Автотрэвэл»

2.1 Общая характеристика организации ООО «Автотрэвэл»

2.2 Кадровые документы ООО «Автотрэвэл»

2.3 Порядок подготовки приказов по личному составу

2.4 Порядок оформление документов при приеме на работу

2.5 Порядок подготовки документов на отпуск

2.6 Порядок оформление документов при переводе

2.7 Расторжение трудового договора

3. Кадровая служба в ООО «Автотрэвэл»

3.1 Анализ кадровой политики ООО «Автотрэвэл»

3.2 Разработка предложений по совершенствованию кадровой политики ООО «Автотрэвэл»

Список использованных источников

Введение

Кадровая служба - совокупность правил и норм, целей и представлений, которые определяют направление и содержание работы с персоналом. Через кадровую деятельность осуществляется реализация целей и задач управления персоналом, поэтому её считают ядром системы управления персоналом.

Работа коммерческой организации определяется эффективностью всех процессов, происходящих в ней на различных этапах ее деятельности. Рентабельность организации на прямую зависит от деятельности ее сотрудников, в виду этого правильно построенная кадровая политика является одним из важнейших вопросов организации работы предприятия в целом. Деятельность кадровой службы опосредованно направлена на получение организацией дополнительной прибыли, и именно этот факт определяет ее суть. Прибыль невозможна без работы персонала, а значит, скорость получения прибыли и ее размеры напрямую зависят от эффективности работы кадровой службы.

Актуальность темы дипломной работы обусловлена тем, что деятельность отдела кадров как никакой другой вид деятельности нуждается в правильно построенной системе документационного обеспечения. Кадровая работа и вся система задач отдела кадров на предприятии связана с людьми как самым важным фактором производственных отношений, и поэтому ошибки в кадровой работе недопустимы. отдел кадровый приказ

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Эти документы отражают трудовую деятельность работника и подтверждают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Кроме того, кадровые документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт и выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, но и к унифицированной системе первичной учетной документации.

Объектом исследование дипломной работы организация документационного обеспечения кадровой службы Общества с ограниченной ответственностью «Автотрэвэл».

Предметом исследования является - совершенствование кадровой деятельности ООО «Автотрэвэл» - организация по перевозкам пассажиров, располагающаяся в подмосковном городе Королев с количеством жителей 250 000 тысяч человек. Город Королев находится в 17 км. от города Москвы на федеральной трассе Москва - Холмогоры. ООО «Автотрэвэл» осуществляет перевозки пассажиров по маршрутам, соединяющие такие города, как: г. Москва, г. Ярославль, г. Сергиев-Посад, г. Александров, г. Рыбинск, г. Королев, г. Пушкино. Объем перевозок в 2011 году составил 6,85 млн. человек. ООО «Автотрэвэл» располагает штатом сотрудников всех подразделений в количестве 444 человек.

Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности и совершенствование кадровой деятельности в работе отдела кадров ООО «Атотрэвэл».

Основные задачи, поставленные при написании данной дипломной работы и анализе кадровой работы в ООО «Автотрэвэл»:

Рассмотрение задач и функций работы отдела кадров на предприятии;

Определение видов документов в деятельности отдела кадров организации;

Написание характеристики документооборота кадровой работы ООО «Автотрэвэл»;

Проведение комплексного анализа кадровой работы ООО «Автотрэвэл» с целью выявления слабых мест и последующего внедрения нововведений.

При написании дипломной работы были использованы такие источники, как Трудовой Кодекс Российской Федерации, который регулирует трудовые отношения работодателя с работником. На основании статей трудового кодекса, на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников.

Новизна полученных результатов исследования состоит в том, что впервые разработаны предложения по совершенствованию кадровой деятельности предприятия и изменение в поиске и подборе сотрудников в ООО «Автотрэвэл».

Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Работы состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованной литературы, а также приложений.

Во введении обоснована актуальность данной работы, определяется объект и предмет, поставлены цели и задачи исследования.

В первой главе рассматриваются сущность и значение кадровой политики, раскрывается теоретическое значение делопроизводства, основное содержание кадровой политики, описываются задачи и функции кадровой деятельности на предприятии.

Во второй главе описывается характеристика организации ООО «Автотрэвэл», рассматриваются кадровые документы и работа кадрового делопроизводства.

В третьей главе предлагаются мероприятия по совершенствованию кадровой деятельности предприятия, производится разработка должностных инструкций, изменение в штатном расписание, изменение к поиску и подбору сотрудников.

В заключении обобщаются сведения о кадровой деятельности и ее функциях. Приводятся прогнозируемые результаты при внедрении мероприятий для совершенствования кадровой деятельности.

1. Теоретические аспекты деятельности кадровой службы

1.1 Сущность и значение кадровой политики

Кадровая политика формируется руководством организации, реализуется кадровой службой в процессе выполнения её работниками своих функций. Она находит свое отражение в следующих нормативных документах:

Правилах внутреннего распорядка;

Коллективном договоре.

Термин "кадровая политика" имеет широкое и узкое толкования:

1. система правил и норм (которые должны быть осознаны и определенным образом сформулированы), приводящих человеческий ресурс в соответствие со стратегией фирмы (отсюда следует, что все мероприятия по работе с кадрами: отбор, составление штатного расписания, аттестация, обучение, продвижение - заранее планируются и согласовываются с общим пониманием целей и задач организации);

2. набор конкретных правил, пожеланий и ограничений во взаимоотношениях людей и организации. В этом смысле, например, слова: "Кадровая политика нашей фирмы состоит в том, чтобы брать на работу людей только с высшим образованием" - могут использоваться в качестве аргумента при решении конкретного кадрового вопроса. По материалам сайта: http://ru.wikipedia.org/wiki/Заглавная_страница

Формирование кадровой политики является принципиальная ориентация на собственный персонал или на внешний персонал, степень открытости по отношению к внешней среде при формировании кадрового состава.

Открытаякадровая политика характеризуется тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом уровне, организация готова принять на работу любого специалиста соответствующей квалификации без учета опыта работы в других организациях. Такая кадровая политика может быть адекватна для новых организаций, ведущих агрессивную политику завоевания рынка, ориентированных на быстрый рост и стремительный выход на передовые позиции в своей отрасли.

Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентируется на включение нового персонала только с низшего должностного уровня, а замещение происходит только из числа сотрудников организации. Такая кадровая политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, формирование особого духа причастности.

Кадровая стратегия организации является важной частью успешного ведения бизнеса. К основным и наиболее важным ресурсам организации относятся, прежде всего, люди. Хорошо проработанная, соотносящаяся с реальностью кадровая стратегия - это одно из самых важных направлений деятельности руководства организации. Это позволяет добиться оптимального взаимодействия человека и организации, а также их взаимоотношения с внешней средой . Столяренко, Л.Д. Психология и этика деловых отношений: Учебное пособие. - 2 изд., доп. и перераб./ Столяренко Л.Д. - Ростов на Дону: Издательство «Феникс», 2003 г.

Основное содержание кадровой политики: обеспечение рабочей силой высокого качества, включая планирование, отбор и наём, высвобождение (выход на пенсию, увольнения), анализ текучести кадров и др.; совершенствование организации и стимулирования труда, обеспечение техники безопасности, социальные выплаты; развитие работников, профориентация и переподготовка, проведение аттестации и оценки уровня квалификации, организация продвижения по службе.

Уровень развития персонала непосредственно влияет на конкурентные возможности организации и ее стратегические преимущества. Конкурентоспособное предприятие стремится максимально эффективно использовать возможности сотрудников, создавая все усилия для наиболее полной отдачи и интенсивного развития их потенциала. Существует немало печальных примеров того, как непродуманные решения кадровых вопросов приводили организацию к краху. Если предприятие свой персонал рассматривает как основной источник стабильного существования и процветания бизнеса, то практика говорит о том, что такие организации добиваются успеха и могут быть конкурентоспособными . Есипов, В.Е. Оценка бизнеса: 2 изд./ Есипов В.Е. - СПб.: Издательство «Питер», 2008.

Основной принципкадровой политики за-ключается в том, что одинаково необходимо достижение инди-видуальных и организационных целей. Главными принципами отдельных направлений кадровой по-литики организации можно назвать следующие (Табл. 1): Ссылка на http://www.webarhimed.ru/

Таблица №1

Любое предприятие, ориентированное на успешное существование и развитие, планируют свою работу не только на ближайшее будущее, но и на отдаленную перспективу. Важную роль в этих планах играет кадровая политика и кадровая стратегия. Практика функционирования многих организаций свидетельствует о четкой взаимосвязи стратегических решений по их управлению с системой управления персоналом. Поэтому планирование работы с персоналом позволяет добиться поставленных целей с минимальными затратами материальных и человеческих ресурсов.

1.2 Задачи и функции отдела кадров на предприятии

Для любой коммерческой организации главное - труд и его результаты. Для практически любого бизнеса применима технология ресурсного управления. Она позволяет довольно точно оценить, чем располагает компания, какие вследствие этого имеет возможности, чего не хватает для реализации ее планов.

Есть несколько ресурсов компании. Первое - материальные активы, воплощенные в сооружениях, станках, товарных запасах и т.д. Второе - это финансовые активы в виде основных оборотных средств, а также кредитных ресурсов. Далее - нематериальные активы в виде ноу-хау, торговых марок, репутации компании на рынке. Есть еще административный ресурс. Он близок к трудовому, поскольку речь уже идет о людях. Он обеспечивается выстроенной в компании системой управления, личными деловыми качествами управляющих всех звеньев. И трудовые ресурсы. Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. По материалам сайта: http://www.bizneshaus.ru/kadry.html

Для более эффективного управления производством менеджментом было разработано стратегическое планирование, которое затронуло всю деятельность организации, в том числе и управление персоналом. И здесь главным элементом, определяющим направление деятельности, является кадровая политика. Она призвана обеспечить оптимальный баланс процессов обновления и сохранения численного и качественного состава персонала в его развитии в соответствии с потребностями самой организации, требованиями действующего законодательства, состоянием рынка труда, учетом тенденций деятельности профсоюзов и других организаций, оказывающих влияние на трудовые ресурсы данного региона. Основополагающие принципы формирования кадровой политики:

- научность, использование всех современных научных разработок в этой области, которые могли бы обеспечить максимальный экономический и социальный эффект;

- комплексность, когда должны быть охвачены все сферы кадровой деятельности;

- системность, т.е. учет взаимозависимости и взаимосвязи отдельных составляющих этой работы;

- необходимость учета как экономического, так и социального эффекта, как положительного, так и отрицательного влияния того или иного мероприятия на конечный результат;

- эффективность: любые затраты на мероприятия в этой области должны окупаться через результаты хозяйственной деятельности.

В практическом плане можно выделить следующие основные функции службы управления персоналом:

1. Четкое понимание и реализация стратегических и тактических целей своей фирмы. К сожалению, в сегодняшней практике это слабое место. Оторванность отделов кадров от постановки перспективных целей приводит к тому, что имеющийся кадровый потенциал зачастую не дает возможности реализовать новые идеи и технологии, а на его перестройку уходит слишком много времени, что особенно непозволительно в условиях рыночной экономики.

2. Прогнозирование ситуации на рынке труда и в собственном коллективе для принятия упреждающих мер. Без серьезного изучения стоимости рабочей силы, спроса и предложения высококвалифицированных работников нужного профиля, изменений в мотивации труда и других факторов движения трудовых ресурсов можно быстро потерять уже имеющийся кадровый потенциал. А для его постоянного наращивания в борьбе с конкурентами необходимо еще иметь источники кадрового пополнения, знать положение в области обучения кадров, предвидеть неблагоприятные обстоятельства.

3. Анализ имеющегося кадрового потенциала и планирование его развития с учетом перспективы. Планирование развития кадров вытекает из реализации указанных выше функций. Прежде всего, это планирование естественного движения кадров выхода на пенсию, увольнения по болезни, в связи с учебой, службой в армии и т. п. Это сделать несложно, но необходимо, чтобы своевременно подготавливать равноценную замену. Сложнее другое - как усилить потенциал коллектива, повысить его конкурентоспособность. Есть несколько путей, среди которых тщательный подбор кадров, систематическое повышение их квалификации, создание условий для максимально эффективного проявления их способностей. А также в функции отдела кадров входит: По материалом сайта Кама-Протект Управление персоналом: http://www.7712009.ru/

· Создание резерва персонала, подбор в кандидаты, определение групп резерва.

· Отбор персонала из группы резерва.

· Оформление трудовых контрактов.

· Оценка трудовой деятельности каждого работника.

· Перевод, повышение, понижение, увольнение в зависимости от результатов труда.

· Профориентация и адаптация - включение набранных работников в коллектив, в процесс производства.

· Определение заработной платы и льгот в целях привлечения, сохранение, закрепления кадров.

· Организация обучения кадров.

· Подготовка руководящих кадров.

· Управление дисциплиной.

· Управление мотивацией.

· Оценка рынка труда.

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала. В каждой организации должно быть утверждено Положение об отделе кадров, где прописана организация работы, основные функции и цели отдела кадров. Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что основными задачами отдела кадров являются:

Безусловное выполнение предусмотренных Конституцией прав и обязанностей граждан в трудовой области; соблюдение всеми организациями и отдельными гражданами положений законов о труде и профессиональных союзах, Трудового Кодекса, типовых правил внутреннего распорядка и других документов, принятых высшими органами по этому вопросу;

Подчиненность всей работы с кадрами задачам бесперебойного и качественного обеспечения основной хозяйственной деятельности требуемым числом работников необходимого профессионально-квалификационного состава;

Рациональное использование кадрового потенциала, имеющегося в распоряжении предприятия, организации, объединения;

Формирование и поддержание работоспособных, дружных производственных коллективов, разработка принципов организации трудового процесса; развитие внутрипроизводственной демократии;

Разработка критериев и методики подбора, отбора, обучения и расстановки квалифицированных кадров;

Подготовки и повышения квалификации остальной части работающих;

Разработка теории управления персоналом, принципов определения социального и экономического эффекта от мероприятий, входящих в этот комплекс.

2. Кадровая служба ООО «Автотрэвэл»

2.1 Общая характеристика организации ООО «Автотрэвэл»

Объектом исследования дипломной работы является организация Общество с ограниченной ответственностью «Автотрэвэл», которая была утверждена ООО «Автотрэвэл» в 1997 году в городе Королеве Московской области. ООО «Автотрэвэл» располагается по адресу: Московская область, город Королев, микрорайон Первомайский, ул. Свердлова, д. 29А. На сегодняшний день ООО «Автотрэвэл» является одной из самых крупных компаний среди транспортных перевозчиков пассажиров. В компании трудится более 350 сотрудников.

ООО «Автотрэвэл» является коммерческой организацией. Основным организационном документом Общества является Устав. В нем определены основные цели и виды деятельности компании. Общество является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества и предоставленных услуг. ООО «Автотрэвэл» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права, имеет самостоятельный баланс, расчётный и иные, в том числе валютный, счета в банках на территории России. Правовое положение ООО «Автотрэвэл» определяется в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным Законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Возглавляет ООО «Автотрэвэл» Генеральный директор в лице Агапова А.А. Он является единоличным исполнительно-распорядительным лицом Общества, который возглавляет дирекцию, представляет интересы Общества и действует от его имени без доверенности. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников компании, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании.

Имущество ООО «Автотрэвэл» образуется за счёт вкладов в уставный капитал, а также за счёт иных источников, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации. Источниками образования имущества Общества являются:

Уставный капитал Общества;

Доходы, получаемые от оказания Обществом услуг;

Кредиты банков и других кредиторов;

Иные источники, не запрещённые законодательством.

На сегодняшний день ООО «Автотрэвэл» обслуживает 16 регулярных автобусных маршрутов, проходящих по городу Королеву. Компания имеет парк легкового такси. Объем перевозок в 2011 году составил 6,85 млн. человек.

Целью деятельности Общества является извлечение прибыли, предметом деятельности - услуги по перевозкам пассажиров.

Трудовые отношения работников ООО «Автотрэвэл» регулируются действующим трудовым законодательством, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

2.2 Кадровые документы ООО «Автотрэвэл»

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»). По материалам сайта: http://base.garant.ru/12164247/

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

Организация труда работников;

Заключение трудового договора и прием на работу;

Перевод на другую работу;

Предоставление работникам отпусков;

Поощрение работников;

Наложение на работников дисциплинарных взысканий;

Аттестация работников;

Ведение штатного расписания;

Учет использования рабочего времени;

Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

Прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Организация труда работников осуществляется путем принятия локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Но для удобства лучше все же формировать личные дела либо личные папки. В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и т.д.).

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:

Инструкции по охране труда по профессиям;

Журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями).

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой может быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ). По материалом сайта: http://www.profiz.ru/ Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ, Инструкции по ведению трудовых книжек, других законов и подзаконных актов. Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у индивидуального предпринимателя, определить достаточно сложно. Как и в случае, когда работодателем является юридическое лицо, окончательный перечень кадровых документов зависит от многих факторов: сферы деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя. (Табл. 2)

Перечень кадровых документов, обязательных для ООО «Автотрэвэл»:

Таблица №2

Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений может возникать обязанность оформления иных документов, например, свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.

Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». По материалам сайта: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1551 Данным постановлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируется Госархивом РФ и Рострудинспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки. Можно с уверенностью сказать, что в связи с указанными в начале статьи поправками, введенными в ТК РФ, в скором времени проверяющие зачастят с визитами к предпринимателям.

Подведем предварительные итоги:

Существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии у предпринимателя. Наличие этих документов прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

За отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых документов индивидуальный предприниматель может быть привлечен к

гражданско-правовой, материальной, административной и даже уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ.

2.3 Порядок подготовки приказов по личному составу

В каждой организации руководитель издает приказы двух видов: по основной деятельности и по личному составу. Обязательность издания приказов по личному составу установлена Трудовым кодексом РФ. Например, они необходимы при приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), при прекращении трудового договора (ст. 841 ТК РФ).

Приказ -- это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. А также это важнейший документ в системе кадровой документации. С его помощью происходит оформление приема на работу, внутренних переводов, увольнения и т.д. На основе приказов ведутся все учетные формы (личная карточка работника (форма № Т-2), лицевые счета), заполняются личные дела, трудовые книжки и ряд других документов. Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.

Приказами по личному составу в ООО «Автотрэвэл» оформляют следующие процедуры:

Прием на работу;

Перевод на другую работу;

Увольнение (расторжение трудового договора);

Предоставление отпусков (отзыв из отпуска);

Внесение изменений в учетные документы;

Применение к работнику мер поощрения;

Наложение на работника дисциплинарного взыскания.

Все приказы по личному составу готовит кадровая служба. Издание приказа включает несколько этапов: подготовка, оформление, регистрация, визирование и ознакомление с ним работника.

Подготовка приказа начинается с обязательного контроля качества первичных документов, которые составляются работниками организации и передаются в кадровую службу. Документирование приема, увольнения и движения кадров предусматривает первоначальное составление таких документов, как заявления, докладные записки, представления, уведомления и др. Эти первичные документы называют документами-основаниями для издания приказов по личному составу. До подготовки приказа на первичном документе кадровик обязан получить резолюцию руководителя организации. Резолюция пишется от руки на первом листе документа справа и выражает решение руководителя по затронутому в документе вопросу. На кадровых документах резолюция носит «разрешительный» или «запретительный» характер, возможно, конкретизирует порядок и характер исполнения документа. Резолюция должна содержать: фамилию работника кадровой службы, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции. Документы-основания к приказам по личному составу с резолюцией руководителя организации являются правовой основой действия, которое устанавливается в приказе.

Подготовка проекта приказа по личному составу заключается в заполнении унифицированной формы; каждая форма содержит подстрочник и указания по заполнению. В настоящее время применяются формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. По материалом сайта: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=47274

Номер приказа проставляется при его регистрации. В пределах календарного года кадровые приказы регистрируют порядковыми номерами с добавлением буквенного индекса, в данной организации буква К - кадровые приказы.

Регистрационный номер приказа необходим для учета документов, но, помимо этого, он является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ.

* при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

* при увольнении - причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

* при предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

* при переводе на другую работу - вид перевода (если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

* при поощрении или дисциплинарном взыскании - причина и вид поощрения или взыскания;

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

В приказах по личному составу предусмотрено проставление такого реквизита, как дата издания приказа, которая размещается в его заголовочной части. Следует иметь в виду: ст. 68 ТК РФ определено, что приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Значит, и дата издания приказа должна соответствовать этому сроку. При работе с приказами по личному составу следует уделять особое внимание оформлению дат - указанием даты сопровождается распорядительное действие, виза ознакомления работника, ссылка на документ-основание. После окончания основного текста приказа во всех унифицированных формах пишется слово «Основание»: и вносятся наименование, дата и номер документа (документов), которые являются основанием для издания приказа. Последний этап подготовки приказа - его подписание. На подпись руководителю организации представляется полностью заполненная унифицированная форма. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии. Последний реквизит, который заполняется в унифицированных формах, - виза ознакомления работника, состоящая из слов «С приказом ознакомлен», личной подписи работника и даты ознакомления.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала -- назначение на должности, затем -- перевод на другие должности, далее -- освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

2.4 Порядок оформление документов при приеме на работу

Прием на работу начинается с предоставления соискателем заявления о приеме на работу. Заявление оформляется в форме, принятой в организации, на имя генерального директора организации о приеме его на работу, ставит дату и подписывает заявление у непосредственного руководителя. Соискатель вместе с заявлением предоставляет обязательные документы для приема его на работу:

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

· трудовую книжку;

· страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

· ИНН (при наличии)

· документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

· документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

· Медицинская справка водителя (для водителей);

· Водительское удостоверение (для водителей).

В статье 65 ТК РФ особенно оговаривается, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Также соискатели, претендующие на должность водителя автобуса проходят тест по правилам дорожного движения в отделе эксплуатации. И при хорошем результате (не более 3 ошибок) дальше оформляются на работу.

После того, как будущий сотрудник прошел тестирование и предоставил все необходимые документы, необходимо его ознакомить с рядом локальных нормативных актов:

Правилами внутреннего трудового распорядка (предусмотрено частью 3 статьи 68 ТК РФ);

Должностной инструкцией;

Инструкцией по охране труда;

Положением о структурном подразделении, в котором будет выполнять трудовую деятельность работник;

Положением о коммерческой тайне;

Положением об оплате труда.

Об ознакомлении со всеми локальными нормативными актами принимаемый работник расписывается в отдельном журнале.

Следующим шагом оформления приема на работу является заключение с работником трудового договора. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в отделе кадров (ст. 67 ТК РФ). Подписанный и заверенный трудовой договор служит основанием возникновения трудовых отношений. Отказ работника от подписания трудового договора не может служить основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности. В действующем законодательстве не установлено единой обязательной формы трудового договора, поэтому трудовой договор составляется в произвольной форме. При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обговорено испытание работника в целях проверки его профессиональных навыков (ст. 70 ТК РФ). Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания. Испытание при приеме на работу не устанавливается для:

Лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;

Беременных женщин;

Лиц, не достигших возраста 18 лет;

Лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;

Лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу;

Лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями; - лиц, принимаемых на работу на срок до двух месяцев;

В иных случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором. Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций -- шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом. Сведения об установлении испытания в трудовую книжку работника не вносятся.

В соответствии с положениями указанной ст.68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. По требованию работника ему должна быть выдана заверенная копия указанного приказа. Приказ о приеме работника на работу -- это распорядительный документ, которым оформляется подписанный трудовой договор. Ни приказ, ни завизированное заявление о приеме не могут заменить трудовой договор.

При оформлении приема на работу (приказа) указываются: наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода из другой организации, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). (Приложение № 1)

Следует помнить, что приказ о приеме на работу не заменяет трудовой договор, а является односторонним внутренним документом работодателя.

Персональные данные работника вносятся в его личную карточку. Персональные данные, приказ о приеме на работу, а также трудовой договор оформляются в "личное дело" работника.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются кадровиком. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней.

Прием гражданина на работу завершается внесением соответствующей записи в трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника, в нее вносятся все последующие записи (например, о переводах, поощрениях, увольнении).

2.5 Порядок подготовки документов на отпуск

В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.

В организации ООО «Автотрэвэл» бывают несколько видов отпусков:

1. Основной (оплачиваемый) отпуск;

2. Отпуск без сохранения заработной платы (предоставляется по требованию в случае необходимости);

3. Отпуск по беременности и родам (такой отпуск предоставляется по состоянию здоровья);

4. Отпуск работникам, усыновившим новорожденных детей непосредственно из родильного дома (естественно, такой отпуск предоставляется по необходимости и не ежегодно);

5. Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет (в течение первых 1,5 лет женщине выплачивается пособие по уходу за ребенком, в оставшиеся 1,5 года такое пособие не выплачивается), предоставляемый женщине или отцу ребенка, или бабушке, дедушке, иному родственнику, опекуну, фактически осуществляющим уход за ребенком;

6. Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы работникам, имеющим двух или более детей в возрасте до 14 лет, работникам, имеющим ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, одинокой матери или отцу, воспитывающих ребенка в возрасте до 14 лет;

7. Отпуск для сдачи экзаменов в вечерних (сменных) общеобразовательных школах;

8. Отпуск в связи с обучением в вечерних профессионально-технических училищах;

9. Дополнительный отпуск для сдачи вступительных экзаменов в аспирантуру;

10. Отпуск без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в высшие и средние учреждения профессионального образования;

11. Отпуск в связи с обучением в вечерних и заочных высших и средних учреждениях профессионального образования.

Все работники имеют право на ежегодный основной оплачиваемый трудовой отпуск. Продолжительность отпуска - 28 календарных дней. Право на отпуск такой продолжительности работник получает, если он отработал один год. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ст. 122 ТК РФ). Трудовой кодекс предписывает, что отпуск не включает праздничные дни, установленные в статье 112 ТК РФ. То есть если на период отпуска попадает праздник, он не относится к периоду отпуска. В этом случае переносится дата окончания отпуска.

Оформление отпусков осуществляется по графику отпусков. Данный документ, на наш взгляд, является обязательным локальным актом, так как его оформление регламентировано ст. 123 ТК РФ. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем. Декабрь -- это месяц, в котором строятся планы на будущий год. Одним из обязательных документов, который должен быть принят в этот период, является график отпусков. График отпусков на следующий год, как следует из статьи 123 Трудового кодекса, должен быть утвержден работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года, то есть до 16 декабря. Поскольку до принятия этого документа остались считанные дни, остановимся на тех моментах, которые должны быть в обязательном порядке учтены при его составлении. Оформление отпусков осуществляется по графику отпусков (приложение 12 (не приводится) - Унифицированная форма Т-7). График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

Как уже было сказано выше, график отпусков должен быть утвержден не позже чем за две недели до окончания текущего производственного года и начала следующего, т.е. это примерно середина декабря. Для работы над составлением графика необходимо:

Установить наиболее "разгруженные" периоды работы организации

Узнать пожелания непосредственно работников по поводу времени предоставления отпуска

Установить, кто из работников пользуется льготами при предоставлении отпуска

Для решения первого условия необходимо проанализировать производственный процесс организации, определить периоды загруженности работой и вычислить, когда происходит спад рабочего процесса. Для выяснения пожелания работников могут помочь руководители подразделений. Надо поручить им собрать со своих подчиненных заявления о предполагаемом времени отпуска, уладить разногласия между сотрудниками, возникшие в процессе выявления данного вопроса. После этого данные руководители должны представить в отдел кадров сведения о датах начала отпуска своих подчиненных для составления графика.

Подобные документы

Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.

курсовая работа , добавлен 20.11.2011


Задачи и функции, структура и формы кадровой службы. Нормирование труда сотрудников отдела кадров. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства. Приказы по личному составу. Журналы учёта и контроля, внутренняя служебная переписка.

курсовая работа , добавлен 11.04.2015


Понятие и виды кадровой политики. Особенности организации деятельности службы управления персоналом. Изучение кадрового делопроизводства и трудового законодательства на примере конкретного предприятия. Рекомендации по совершенствованию кадровой работы.

курсовая работа , добавлен 01.10.2012


Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).

курсовая работа , добавлен 06.04.2014


Значение, роль и содержание кадровой политики предприятия, ее цели и принципы. Аттестация кадров и её процедура. Методы формирования персонала. Анализ кадровой политики и кадрового планирования на предприятии СУ-45. Динамика численности персонала.

дипломная работа , добавлен 12.02.2009


Разновидности приказов по личному составу. Унифицированные формы приказов по личному составу. Виды приказов по личному составу. Подготовка и оформление проекта приказа. Этапы подготовки, правила оформления и хранения проекта приказа по личному составу.

курсовая работа , добавлен 09.01.2009


Сущность и задачи кадровой политики на предприятии. Анализ использования кадровой политики на предприятии на примере шахты "Шахтинская". Зарубежный опыт совершенствования организации и оплаты труда. Методы формирования кадрового состава на предприятии.

дипломная работа , добавлен 28.09.2010


Характеристика процесса подготовки кадров на современном предприятии. Персонал предприятия, как объект кадрового менеджмента. Направления кадровой политики предприятия ООО "Модус" и процесса подготовки кадров, как одного из ее составляющих элементов.

дипломная работа , добавлен 16.12.2010


Теоретические основы развития кадровой политики: сущность, задачи, характерные черты кадрового потенциала предприятия. Изучение методов планирования, подбора кадров, создания кадрового резерва. Особенности материального стимулирования кадрового персонала.

курсовая работа , добавлен 23.03.2010


Задачи формирования кадровой политики предприятия. Информационное обеспечение формирования кадровой политики предприятия. Положение об отделе кадров и социального развития. Мероприятия по повышению эффективности кадровой политики и мотивации персонала.

Один из Всероссийских онлайн-семинаров, регулярно проводимых компанией "Гарант", был посвящен трудовым вопросам, возникающим в современных условиях. На мероприятии выступила Валентина Ивановна Андреева, к. и. н., профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия (учредители: Верховный Суд Российской Федерации и Высший Арбитражный Суд Российской Федерации).

Действующий Трудовой кодекс регламентирует трудовые отношения и отношения, связанные с контролем и надзором за соблюдением законодательства о труде, охране труда. Вместе с тем применение норм данного документа выявило определенные противоречия, недостатки и пробелы в регулировании трудовых отношений. Некоторые из них лектор осветила в ходе мероприятия. Кроме того, она рассказала, какие документы работодатель должен оформлять при приеме сотрудников на работу, как правильно заполнять трудовую книжку и вносить изменения в этот документ.

Пробелы в трудовом законодательстве

Ряд положений Трудового кодекса носит внутренне противоречивый характер. Некоторые из них изложены недостаточно четко либо при их формулировке не в полной мере учтено содержание иных норм трудового законодательства. Следовательно, существование подобного рода коллизий способно затруднить деятельность правоприменителей и спровоцировать возникновение трудовых конфликтов.

Валентина Андреева:
- Действительно, например, в статье 128 Трудового кодекса прямо сказано, что отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по письменному заявлению работника. А в статье 255 Кодекса говорится, что отпуск по беременности и родам сотрудница может получить по заявлению и при наличии листка нетрудоспособности. Слова "письменное" в этой норме нет. При буквальном толковании получается, что в первом случае нужно письменное заявление, а в другом не ясно: достаточно устного заявления или тоже необходимо письменное что, кстати, принято на практике. Эти неясности порождают вопрос: можно ли согласиться с авторами статей, которые пишут: "Работница должна написать заявление с просьбой предоставить ей отпуск по беременности и родам и приложить к нему документы". Получается, что она не должна это сделать, а может, ведь такой вид отпуска предоставляется именно при наличии листка нетрудоспособности, а не просто по заявлению.
Другой пример связан с ситуацией, когда при совершении каких-либо действий должно быть достигнуто соглашение сторон. Например, при увольнении или разделении отпуска на части . В первом случае необходимо составить соглашение о расторжении трудового договора. Нужно ли оформлять соглашение во втором случае? Я считаю, что достаточно написать заявление с просьбой предоставить часть отпуска. По мнению некоторых авторов, необходимо соглашение.
Обратите внимание также, что при составлении каких-либо документов следует знать, есть ли у них унифицированная форма. Например, формы Т-3 (штатное расписание), Т-7 (график отпусков) и ряд других носят рекомендательный характер (с чем не согласны некоторые инспекторы труда). Неиспользование названных форм не приводит к нарушениям прав работников, а значит, и не может рассматриваться и как нарушение в документировании трудовых отношений (заметим при этом, что данные формы обязательны для бухгалтера, что свидетельствует о серьезных нестыковках норм в разных законодательных актах). А вот форма Т-2 - личная карточка работника - обязательна.
На практике нередко встречается такая ситуация, как замена подписи руководителя при его отсутствии. Согласно методическим рекомендациям, утвержденным Росархивом для федеральных органов исполнительной власти , если нет директора, а вместо него - заместитель, в документах следует писать "и. о. директора". Однако с этим нельзя согласиться. Чтобы устранить подобные ошибки, сейчас создается проект закона о документировании отношений в сфере труда. В нем закрепляется, что на документах следует указывать должность лица, которое замещает руководителя: замдиректора, главный инженер.

Прием на работу

Каждая организация сталкивается с необходимостью подбора квалифицированного персонала. С одной стороны, работодатель свободен в выборе персонала и может отбирать кандидатов на вакантные должности, максимально соответствующие особенностям работы, на которую они принимаются. С другой стороны, Конституция РФ и Трудовой кодекс провозглашают принцип свободы труда, означающий, что каждый вправе свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.

Валентина Андреева:
- Кадровые документы организации можно разделить на 2 группы: связанные с претендентами на должность и связанные с работниками. Так, к первой группе можно отнести объявление о потребности в кадрах. Очень часто одним из требований к кандидату работодатели указывают наличие постоянной или временной регистрации в регионе, где компания осуществляет свою деятельность. Однако трудовое законодательство четко называет такое требование дискриминационным. В связи с этим отказ в приеме на работу гражданину России по причине отсутствия у него регистрации по месту жительства или пребывания незаконен, так как нарушает право на свободу передвижения, выбора места пребывания и жительства.
Все большее распространение носит также такой документ, как предложение о работе. С одной стороны, он не порождает обязанность руководителя принять человека на работу, с другой стороны, свидетельствует о достижении определенных соглашений. Но если трудовой договор был все же составлен и условия, содержащиеся в нем, не соответствуют тем, которые ранее были предложены, у специалиста есть основания для спора с работодателем.
У претендента на работу обязательно нужно проверить документ, удостоверяющий личность. При этом паспорт не должен быть просрочен. Однако наличие такого факта не может служить отказом в приеме на работу. Оформить сотрудника можно по временному удостоверению личности. После замены паспорта следует внести соответствующие изменения в карточку формы Т-2 и трудовой договор.
Особое внимание нужно уделить трудовой книжке. Она должна быть оформлена на бланке 2003 года . Если же сотрудник начал свой трудовой стаж до 2004 года, то бланк документа будет образца 1938-го или 1973 года, а вкладыш в нее необходимо делать современный - 2003 года. Если вы выявили, что трудовая книжка составлена не на нужном бланке, то следует сделать ее дубликат или оформить новую.
Если в трудовой книжке одного из сотрудников кадровик выявил ошибку, которую допустил предыдущий работодатель, действовать можно 2 способами. Первый - работник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке . Второй способ - компания, где человек трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления. При этом исправительные записи нужно делать согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек . После последней записи указывают следующий порядковый номер и дату внесения исправления. А затем под одним порядковым номером вписывают 2 фразы: "Запись за номером... недействительна" и правильную запись.
В трудовой книжке помимо полного названия организации нужно указывать и ее сокращенное наименование. Если у компании есть не только полное, но и сокращенное название, то в трудовую книжку записываются оба.
Записи об увольнениях в этом документе должны заверяться печатью работодателя, к которой можно отнести и печать кадровой службы организации, если она отвечает всем требованиям, предъявляемым к печати организации, а именно: она должна быть круглой и содержать следующие реквизиты:

• полное наименование организации;
• место ее нахождения.

Дополнительно к названным реквизитам печать организации может содержать надпись "Отдел кадров".
При отсутствии печати после записи об увольнении работника появляется проблема с приемом его на основное место работы, ведь факт прекращения работы по предыдущему основному месту работы не подтвержден (не удостоверен печатью). Этой проблемы не возникает, если до прихода к вам работник работал у индивидуального предпринимателя, поскольку они могут не иметь печать.
К группе документов, связанных с работником, относятся, в частности, локальные нормативные акты (например, положение о премировании, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.), трудовой договор, штатное расписание, табель учета рабочего времени и т. д. Кадровые документы подписываются руководителем организации или иным уполномоченным им лицом.
Личное дело не является обязательным для оформления, за исключением личных дел госслужащих. Но если вы завели его, то начинают действовать требования Основных правил работы архивов организаций. Срок хранения личного дела - 75 лет.

Отказ в приеме на работу

Работодатель может отказать в приеме на работу в случаях, когда он сослался на условие, предусмотренное федеральным законом, или обосновал свой отказ отсутствием у соискателя необходимых деловых качеств.

Валентина Андреева:
- Отметим, на какие именно условия можно сослаться, отказывая в заключении трудового договора:

Отказывая конкретному претенденту в заключении с ним трудового договора, работодатель обязан объяснить ему причину отказа и по требованию обратившегося лица изложить ее в письменной форме . Если, по мнению соискателя, отказ в приеме на работу является незаконным, он вправе обжаловать его в судебном порядке .

Слушатели спрашивают...

Как обычно, во второй части онлайн-семинара слушатели задавали лектору интересующие их вопросы. Рассмотрим некоторые из них.

Какие последствия ожидают работодателя, если он вовремя не выдал трудовую книжку работнику, который уволился?

Согласно статье 234 Трудового кодекса работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок в случае задержки выдачи ему трудовой книжки. Кроме того, бывший сотрудник может подать в суд на работодателя с просьбой о компенсации морального вреда. Конечно, причинение морального вреда работник должен сначала доказать. Суд может принять в качестве доказательств многое: справку о заболевании, возникшем в связи с потерей работы, нравственные страдания, обусловленные невозможностью трудоустроиться, получение статуса безработного в связи с задержкой выдачи трудовой книжки и т. д. Во всех случаях причинения работнику морального вреда неправомерными действиями или бездействием работодателя ему выплачивается денежная компенсация .

Организация приняла решение о сокращении числа работников. Однако в связи с уходом сотрудницы в отпуск по беременности и родам появляется временно вакантное место. Должен ли работодатель предложить его увольняемым работникам?

При увольнении по сокращению численности или штата работников работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу . При уходе сотрудницы в отпуск по беременности и родам за ней сохраняется место работы, следовательно, оно временно свободное, а не вакантное. Такое место работы руководитель не вправе не только предлагать сокращаемым работникам, но и давать, если они попросят об этом. Можно сделать так: уволить сотрудника по сокращению штата, а на следующий день принять его на работу по срочному договору на временно свободное место.

Сотрудник уволился с работы по собственному желанию. Однако отказался получить трудовую книжку, мотивируя это тем, что с ним неправильно произвели расчет. Обязан ли работодатель выплатить сотруднику заработную плату за все дни задержки выдачи трудовой книжки?

Оплата вынужденного прогула за дни задержки трудовой книжки производится в том случае, если такая задержка произошла по вине работодателя . Поскольку работник отказался от получения трудовой книжки, вынужденный прогул ему не должен оплачиваться.

Преподаватель выполняет для организации работу по гражданско-правовому договору. Имеет ли он право на отпуск? Заводить ли на такого сотрудника трудовую книжку?

Специалисту, который выполняет работу по гражданско-правовому договору, отпуск не предоставляется, так как право на отпуск возникает только при заключении трудового договора. Трудовую книжку на таких сотрудников заводить не нужно.

Компания приняла решение о сокращении штата работников целого подразделения. Однако одна из сотрудниц находится в отпуске по уходу за ребенком. Может ли организация уволить такую работницу?

Нельзя уволить работника по инициативе работодателя в период его пребывания в отпуске, в том числе и по уходу за ребенком . Кроме того, согласно абзацу 4 статьи 256 Трудового кодекса на период отпуска по уходу за ребенком за сотрудницей сохраняется место работы (должность). Исключить ее должность из штатного расписания также нельзя. Необходимо дождаться окончания отпуска и предупредить сотрудницу о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников. И только через 2 месяца трудовой договор может быть расторгнут. Это можно сделать раньше с письменного согласия работницы. В этом случае работодатель должен выплатить сотруднице дополнительную компенсацию в размере среднего заработка за время, оставшееся до истечения срока предупреждения об увольнении. Кроме того, за ней сохраняются выплаты, предусмотренные статьей 178 Трудового кодекса: выходное пособие в размере среднего месячного заработка и средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше 2 месяцев со дня увольнения.

Организация ликвидируется, при этом создано новое юридическое лицо. Обязан ли работодатель перевести декретниц во вновь созданную компанию? Если нет, то как их уволить?

Работодатель в данном случае вправе (но не обязан) предложить декретницам увольнение в порядке перевода во вновь созданную компанию. В случае ликвидации организации трудовые договоры с работницами, находящимися в отпуске по беременности и родам, расторгаются по пункту 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса.

Т.В. Сударева ,
старший финансовый консультант юридической компании "Налоговик"

Статьей 125 Трудового кодекса предусмотрена возможность разделения ежегодного отпуска на части при взаимном согласии работника и работодателя. Законом не определена форма такого соглашения. Это означает, что деление отпуска на части производится по заявлению работника, изъявившего желание разделить отпуск, и с согласия администрации. Напротив, если инициатива исходит от работодателя, то он в письменной форме предлагает работнику взять часть отпуска, а тот либо соглашается на это предложение, либо пишет заявление на весь срок очередного отпуска.
Если же зафиксировать дробление ежегодного отпуска на части в трудовом договоре либо в дополнении к нему, это будет выглядеть как принуждение со стороны работодателя и приведет к неисполнению норм трудового законодательства, а именно нарушит право работника на длительный непрерывный отдых. Ведь работникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Замена денежной компенсацией допускается лишь за время отпуска, превышающее 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Отпуск как вид времени отдыха обязателен и для работодателя, и для работника. Поскольку статья 114 Трудового кодекса гласит, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Только в исключительных случаях допускается перенесение отпуска на следующий год, если это обусловлено производственной необходимостью и работник согласен на такой перенос (ст. 124 ТК РФ). Эта же статья налагает запрет на непредоставление работнику отпуска в течение 2 лет подряд.

Подготовила
Е.Н. Подлипалина ,
эксперт журнала

1 п. 1 ст. 77 ТК РФ
2 ст. 125 ТК РФ
3 приказ Росархива от 23.12.2009 N 76
4 ст. 37 Конституции РФ
5 ст. 2 ТК РФ
6 приказ Минфина России от 22.12.2003 N 117н
7 п. 27 Правил, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
8 Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. пост. Минтруда России от 10.10.2003 N 69
9 ст. 63 ТК РФ
10 абз. 2, 3, 4 ст. 63 ТК РФ
11 ст. 65 ТК РФ
12 ст. 266 ТК РФ
13 подп. "б" ст. 44, ст. 47 УК РФ
14 ст. 64 ТК РФ
15 абз. 6 ст. 64 ТК РФ
16 ст. 237 ТК РФ
17 ст. 81 ТК РФ
18 ст. 233 ТК РФ
19 ст. 81 ТК РФ

Содержание

Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Эта тема актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так для юридических лиц. Оформление документов имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны учитываться всеми руководителями, отделами кадров на предприятиях. С помощью кадрового делопроизводства удастся оптимизировать процесс управления персоналом, наладить работу каждой бригады, упростить процедуру отчетности.

Что такое кадровое делопроизводство

Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании. Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа:

• начисление заработной платы;
• оформление отпусков, больничных;
• оформление справок.

Цели и задачи

Задачи и цели этого отдела по персоналу:

Нормативно-правовое регулирование

Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением. Основные нормативные акты для ведения кадрового производства:

• государственное положение о трудовых книжках (2003 год);
• правила делопроизводства и управления документооборотом от 2009 года;
• федеральная инструкция по ведению бумаг относительно сотрудников;
• общие требования, которые утверждаются приказом министерств.

Законодательная база предприятия

На каждом предприятии используется ряд документации, который регулирует работу всего персонала. Перемещение документов и их составление производится по инструкциям, нормативной базе, прописанной выше. Законодательная база предприятия делится на пять ключевых категорий, регулируется внутренними распоряжениями предприятия:

• устав предприятия;
• распорядок труда;
• нормы по защите личных данных;
• охрана труда (регулируется федеральным архивным указом);
• график работы персонала (и документы по штатной численности).

Кадровый документооборот в организации

Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда. Первая категория включает оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы. Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении договоров и бумаг учетной политики. Положение об оплате труда регулирует все вопросы относительно выплат заработной платы, премий, больничных, отпускных и выходных пособий при увольнении.

Штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание по форме Т-3 – это единый вид бумаги, которая описывает всю структуру персонала на предприятии или компании. Графы содержат данные по ФИО, должности сотрудника, подразделении, где он числится. По нормативным и законодательным нормам там прописывается должностной оклад специалиста. Любое изменение процесса оформления должно быть прописано бухгалтерией в этом штатном расписании по форме Т3. Инструкция по заполнению всегда содержит рекомендации по каждой графе. Всего документ включает 5 информационных пунктов.

Рабочее расписание

Рабочее расписание – это документ, который утверждает распорядок дня специалиста. Документооборотом регулируется расписание руководителя. В него входят пункты о необходимости проведения инспекции по действующему законодательству, про обед и перерывы, про составление отчетности. В некоторых компаниях делопроизводитель требует оформлять отчет каждую неделю или месяц (документ обязательно подтверждается подписями сотрудника и деловода после проверки). План, график расписания формируются на будущий рабочий период. Проводится учет рабочего времени сотрудников.

Трудовое соглашение

Трудовое соглашение – это документ гражданско-правового типа, который составляется между будущим сотрудником и работодателем. Типовые бланки для этого вида документа не предполагаются, а соглашение заполняется в свободной форме с указанием квалификации (должности) и периода работы. Там же прописывается необходимый результат. По правовым нормам, этот вид документа очень похож на документ подряда, так как прописывает конечный результат работы, а не ее структуру. Для увольнения сотрудников нужно лишь доработать до окончания срока действия договора.

Кадровые приказы

Восстановление сотрудников в должности, прием специалистов на работу выполняются по кадровым приказам. Этот вид документа прописывает назначения персонала на должность и другие перемещения специалистов по отделам. В разработке инструкций и приказов принимают участие сотрудники отдела кадров и руководящий состав. Принимают локальные решения менеджеры/администраторы компании. Приказы имеют единую форму, она установлена нормативной базой. По сроку хранения бумаги должны находиться в бухгалтерии или в отделе кадров до пяти и более лет (зависит от типа приказа).

Должностные инструкции

Должностные инструкции – это документ, который прописывает ответственность сторон (сотрудника и работодателя), а также содержит данные про инструкции и обязанности конкретного специалиста на занимаемой им должности. Подтверждаются они печатью организации и подписью ответственного лица. Для оформления этого документа требуется три экземпляра. Один остается в отделе кадров, другой у самого исполнителя, а третий у менеджера или администратора конкретного отдела. Цель этого приказа заключается в оптимизации процессов управления персоналом на предприятии.

Как организовать делопроизводство в кадровой службе

Правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности. Сотрудникам отдела кадров необходимо следить, чтобы даты подписания соответствовали действительным. Можно доверить ведение трудовых книг, других документов по персоналу аутсорсинговым компаниям. Обязанности сотрудников кадровой службы:

• формировать график работы, учетную документацию, касающуюся отпусков;
• оформлять документы для охраны труда (требуются для государственных органов);
• готовить и выписывать приказы;
• проводить расчет заработной платы и контролировать выплату премий.

Штатная служба по работе с кадрами

Штатная служба по работе с кадрами осуществляется, когда весь учет и все оформления проводятся только нанятыми штатными людьми из отдела кадров. Такой режим ведения бумаг актуален для предприятий и компаний с персоналом от 20-30 человек. Государственные стандарты требуют строгого соблюдения формы всех приказов и других требований, иначе юридическое лицо может получить штраф. В сфере услуг, где на одном юридическом лице числится до 30 человек, выгоднее пользоваться услугами аутсорсинговых компаний.

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе сэкономит деньги и сократит общую численность штата. Независимые специалисты проводят весь объем необходимых трудов по составлению приказов, графиков. Они же ведут специальный журнал и регламентируют порядок работы каждого специалиста в компании. Кадровое делопроизводство на аутсорсинге знаменуется тем, что юридическое лицо не имеет собственного отдела кадров, а доверяет это задание отдельной команде за умеренную плату.

Кадровый учет с нуля пошагово

Для ведения учета документов отдела кадров необходима оргтехника и канцелярия. Важно наличие прочного сейфа. Распоряжением должен быть назначен руководитель системы документооборота. После этого формируются внутренние акты. На каждого сотрудника в компании необходимо завести отдельную папку, где будет храниться его трудовая книжка. Кадровое делопроизводство требует сохранение этой документации в течение всего периода работы специалиста на должности. В течение всей деятельности отдела вносятся сведения в книжки, составляются приказы.

Требования к сотрудникам по работе с персоналом

Кадровое делопроизводство – это относительно сложный процесс, который требует определенных теоретических, практических навыков. Нормативная база по этой должности содержит перечень условий, при которых специалист может занимать эту должность. Учебные заведения не выделяют отдельного профиля, как кадровое делопроизводство. Для деятельности в отделе кадров подходят менеджеры, администраторы. Так работодателями назначаются люди с юридическим образованием, по защите информации или по документоведению.

Права и обязанности кадровика

Первое обязательство таких должностных лиц заключается в знании законодательной базы, соблюдении установленных правил учета. Выше были указаны статьи, федеральные законы, которых следует придерживаться при ведении кадрового делопроизводства. Кадровик имеет право получать информацию от сотрудников, просматривать личные папки, видеть книгу учета (заработную плату). Полномочия специалистов этого профиля включают простановка подписей, работа с работодателями по улучшению эффективности персонала.

Ведение кадрового делопроизводства

Сегодня кадровое делопроизводство ведется как письменно, так и в цифровом формате. Документация подписывается лично уполномоченными сотрудниками. Для ведения документации используются государственные стандарты, которые унифицируют все шаблоны и формы. Необходимо учитывать нормы ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Важные бумаги хранятся в специальных папках или металлических сейфах. Зависимо от сферы деятельности и масштабов компании, специалистам нужно придерживаться разных требований по периодичности сдачи отчетности.

Поиск и оформление персонала

Изначально перед оформлением сотрудников нужно найти специализированный персонал, который бы соответствовал строгим критериям (они должны быть связаны со спецификой работы). Для этого используют специализированные бюро, агентства, сайты по поиску работы, биржу труда или частные объявления в газетах, в СМИ, на сайтах. После этого составляются обязательные кадровые документы, проводится оформление, подписывается трудовой договор или договор подряда.

Этапы приема на работу

Процедуры оформления людей на должность начинаются со внесения данных про соискателя работы в специальный журнал. Табеля учета фиксируют информацию об опыте, стаже работы, ранее занимаемой должности. При одобрении составляется приказ о назначении человека на тот или иной пост. Заключительным этапом становится формирование личной папки, составление дела в компании, отделе. В договоре прописывается информация про обязанности, про денежный оклад на занимаемом посту.

Личные карточки и формирование личного дела сотрудника

Виды кадровых документов включают личную карточку сотрудника. Она содержит всю информацию относительно семейного положения, ФИО, туда же вклеивается фотография, прописывается дата рождения. Все это делается работодателями с целью формирования пакета данных про каждого члена штата компании. Согласно законодательству, эти данные не могут быть переданы третьим лицам. Для ведения личного дела используются папки, шкафы или даже металлические сейфы (в зависимости от уровня оснащения офиса компании).

Журналы по кадровому делопроизводству

Бумажная печатная продукция помогает систематизировать отчетность, упростить документооборот. Документация в виде журналов по делопроизводству включает такие виды:

• по контролю документов, бумаг, которые доставляются компании или предприятию;
• по контролю времени, периодов служебных командировок;
• по контролю за любыми записками, заявлениями;
• записи по обеспечению сохранности трудовых книжек.

Ведение трудовых книжек

Кадровое делопроизводство обязывает специалистов проводить учет трудовой книжки. Все записи ведутся, если человек на предприятии оформлен официально. Работнику трудовая книга выдается при увольнении. Эта документация фиксирует все изменения относительно должности, наград. Обучение кадровому делопроизводству с нуля включает обязательные пункты по правильности оформления трудовых книг. Любые ошибки исправляются членами штата отдела кадров. При их обнаружении специалистам могут быть выдвинуты обвинения в административном нарушении.

Систематизация и хранение документов

По аудиту и хранению документов были созданы отдельные законодательные нормы. Важно упомянуть 17 статью Федерального закона про ведение архива. Там прописывается необходимость руководства компаний и предприятий позаботится о сохранности архивной документации в течение положенного срока. Период хранения прописывается в законе и соответствует государственным стандартам. Для обеспечения целостности бумажной документации используются металлические огнеупорные сейфы, шкафы.

При необходимости, данные из документов передаются в госкомстат Российской Федерации. Автоматизация, оцифровка ведения оборота бумаг – одно из преимущественных направлений в оптимизации процесса управления работой штата. Сегодня большая часть отчетности составляется не в бумажном виде. Это не снимает обязанности с руководителей предприятий, менеджеров в сохранности архива в течение одного, трех, пяти или более лет.

Электронный кадровый учет

При использовании электронного кадрового учета важно соблюдать условия безопасности документов, сокращать доступ к архиву в силу действия закона про защиту персональных данных. Электронный учет документации имеет ряд преимуществ:

1. быстрый доступ к документам;
2. защищенности файлов паролями;
3. нет необходимости приобретения сейфов для сохранения бумаг;
4. экономия пространства в офисном помещении – на жестком диске может храниться 10 тысяч документов и более;
5. экономия времени – подписать, найти любой документ можно за 1-2 минуты в архиве жесткого диска на компьютере.

Видео