Оформить информационный стенд в отделе кадров. Перечень необходимых кадровых документов. Кому и зачем необходимо оформление информационных стендов

Заявление для кадровой службы – это официальный документ, который в соответствие с нормами трудового законодательства должен быть оформлен определенным образом, включать в себя ряд реквизитов (ФИО работника, дату составления, подпись и т.п.). Рядовой сотрудник не знает (да и не должен знать, это не входит в его должностные обязанности) как грамотно составить заявление на отпуск или об увольнении. Для этого всегда в компании присутствует инспектор по кадрам, который обязан разъяснить и помочь составить документ. Сейчас, когда словосочетание «текучка кадров» известна не понаслышке любому специалисту кадровой службы, и заявления об увольнении и приемё необходимо писать ежедневно, уйма времени уходит на диктование заявлений и разъяснения. Как оптимизировать время кадровой службы и остаться в рамках правового поля и будет посвящена сегодняшняя статья.

Во-первых, начнём с того, что составим список основных кадровых заявлений. Вот он:

1 группа заявлений

1). Заявление о приеме на работу

2). Заявление об увольнении по собственному желанию

2 группа заявлений

3). Заявление о ежегодном отпуске

4). Заявление об отпуске за свой счёт

5). Заявление о выдачи копии трудовой книжки

6). Заявление о выдачи справки с места работы

3 группа заявлений

7). Заявление о переводе

8). Заявление на отпуск по беременности и родам

9). Заявление о материальной помощи

10). Заявление об увольнении

Этот список содержит только самые распространенные и необходимые кадровые заявления. В зависимости от специфики работы вашей компании, могут быть добавлены и иные бланки. Например, в случае, если часто практикуются увольнения по соглашению сторон, то инспектору по кадрам следует составит бланк заявления и включить его в состав остальных.

Во-вторых , разобьём вышеназванные заявления на группы соответственно их количеству в общем числе бланков: 50%-1 группа, 40%-2 группа, 10%-3 группа. Иными словами, так как заявление об увольнении по собственному желанию в любой компании более востребовано, то бланков таких заявлений будет в пять раз больше, чем бланков заявлений по беременности и родам.

В-третьих , в отделе кадров необходимо расположить наглядный стенд с примерами заполнения бланков. Для размещения стенда выберете место в кабинете, где сотрудник сможет присесть за стол и при этом отлично видеть стенд. Можно также разместить примеры заполнения трудового договора и договора о материальной ответственности; они не займут много места, но зато послужат напоминанием об основных правах и обязанностях для уже работающих сотрудников компании и будут образцом для заполнения для новеньких. Рекомендуется особенно важные моменты выдели на стенде ярким цветом и восклицательными знаками. Это связано с тем, что, к сожалению, уровень кадровой культуры в нашей стране ещё достаточно низкий. Большинство работников не знают об административной и уголовной ответственности, которая может последовать в случае нарушения норм трудового законодательства со стороны сотрудников кадровой службы, руководителя компании и крайне небрежно относятся к кадровой документации.

Рядом со стендом, в отдельной папке или на стойке, должны располагаться готовые бланки, желательно в отдельных файлах. Для печати заявлений используйте фирменные бланки работодателя, таким образом, работники больше дисциплинируются, не мнут заявления, а специалистам кадровой службы удобней и приятней подшивать документы в архив. К примеру, на уже распечатанном бланке будет достаточный отступ для прокола дыроколом и прошивки списка личных дел для последующей архивации.

Все работники должны иметь свободный доступ к бланкам как в печатном, так и в электронном виде. Представить работнику электронный файл с заявлениями удобней всего будет одним из следующих способов:

При поступлении на работу на корпоративный адрес электронной почты сотруднику вместе с приветственной речью руководства компании, вводной документацией высылается файл со всеми бланками заявлений;

Файл с бланками заявлений размещается на внутреннем веб-сайте компании с функцией «только чтение» для всех сотрудников и с функцией «редактирование» для кадровиков.

После апробации предложенной в настоящей статье системы в центральном офисе компании следует ввести её в филиалах, представительствах и дочерних структурах работодателя. Таким образом, возможно начать выстраивать единообразную систему кадрового документооборота во всей группе компаний, холдинге.

Информационные стенды используются для размещения материалов: листовок, новостей, рекламных сообщений, буклетов и т.п. как в сфере торговли, так и в сфере услуг.

Базовые виды стендов

Один из самых распространённых и популярных видов – стенд «уголок потребителя» . Что в нём размещают? Фактически это доска информации с карманами. Здесь может быть книга жалоб и предложений, лицензии и сертификаты компании, данные о компании и т.п. Чаще всего такой уголок не несёт рекламной нагрузки, поэтому недорогие варианты заказывают многие бюджетные организации: стенд для школы, больницы, государственного учреждения и т.п.

Обычно выделяют два вида информационных стендов:

Уличные
Интерьерные

Интерьерные стенды используются в помещениях и разделяются на открытые (свободный доступ к материалам) и закрытые Ограниченный доступ. Используется в случае, если возможны случайные повреждения размещаемых материалов или акты вандализма. Например, в образовательных учреждениях)

Установку уличных информационных стендов используют рестораны, кафе (размещение меню), социальные организации (объявления ЖКХ, управления дома и т.п.), размещающие актуальную информацию и т.п.

5 основных правил оформления стенда

Удачное расположение информации, расстановка акцентов, правильные способы привлечения внимания к стенду –«путь к сердцу» потенциальных клиентов и бизнес партнёров.

Выделим пять важнейших моментов:

Прежде всего, необходимо определить главную цель . Для чего Вам нужна информационная доска? Какая у неё «миссия»? Ответы на эти вопросы помогут правильно сделать акценты. Но об этом чуть позже.
Привлечение внимания . Внешнее оформление должно притягивать взгляд людей, вызывать желание подойти, чтобы узнать, «что это там такое интересное». Было выявлено, что посетитель, проходя мимо, останавливает свой взгляд на стенде не более чем на 5-10 секунд. Это значит, что за это врёмя Вы должны убедить его подойти ближе и ознакомиться с информацией.Какие бывают средства привлечения внимания? Оригинальная форма, яркий элемент или фоны для оформления стенда, необычная подача информации:комикс, инфографика и т.п.
Внимание человека избирательно . Человек не может уделять одинаковое количество внимания многим предметам сразу, поэтому Вам нужно расставить акценты: что читатель должен увидеть в первую очередь, что потом – как вспомогательный материал.Если вашей задачей является представление продукта компании , то в центре внимания должен быть именно он и его преимущества. Используйте иллюстрации, фотографии, схемы инфорграфику – визуальная информация воспринимается лучше.Если Вы решили разместить информацию о самой компании , то, прежде всего, внимание на себя должны обращать логотип, бренд, фирменные цвета и т.п.Не имеет смысла добавлять «пустые» декоративные элементы, не несущие смысловой нагрузки, ведь Ваша цель – не только привлечь, но и удержать читателя. Поэтому оформление должно быть логически связано с Вашей главной идеей.
Количество визуальных акцентов не должно быть большим . В противном случае внимание человека рассеивается, и человек не сможет сконцентрироваться на материале, который Вы хотите донести.
Обновление информации – очень важный момент. Все новости, актуальная информация и объявления должны буквально «бросаться в глаза» и вовремя сменяться свежими сообщениями. Не забывайте добавлять приглашения на проводимые мероприятия и т.п.

Стенд, в некотором роде, является одной из составляющих «лица» любой организации, независимо, коммерческая она или общественная. От того, насколько грамотно будет оформлено информационное место, зависит успех и благосклонность посетителей и будущих потенциальных клиентов.

Стенды в общественных зданиях

Креативно выполненный стенд в цветном оформлении — это ещё полдела, так как очень важно, чтобы он доносил важную информацию до посетителя. Конечно же, убедительно будут выглядеть стенды, выполненные в ярких цветных тонах, но если расположить данный информационный объект не в том месте помещения, он превратится, в не более чем, обычный декоративный элемент интерьера.

Креативный стенд больше привлекает внимание посетителей и гостей

Стенд нужно стараться размещать в самой оживленной зоне, чтобы привлечь внимание как можно большего количества людей, но с определённой деликатностью, чтобы «не мозолил» глаза. Такими местами, обычно бывают фойе в школах, театрах, холлы в гостиницах и т. д.

Формат стенда может быть разноплановым, в зависимости от назначения здания

Площадь информационного экрана стенда должна быть соизмерима с общим пространством помещения, не загромождая его своими размерами, деликатно донося необходимую информацию.

А ЧТО ЗА ЭТО БУДЕТ?

Ответственность за сохранность кадровых документов несет руководитель кадровой службы, а там, где кадровой службы нет, -кадровый работник. Поэтому в его задачу входит не только правильная организация работы с документами, но и, прежде всего, создание условий, обеспечивающих их сохранность.

За утрату документов, а также за уничтожение бумаг ранее положенного срока действующим законодательством предусмотрена административная ответственность. Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностному лицу придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП). Если же налоговые инспекторы потребуют документы, а организация не сможет их представить, то штраф возрастет до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ) .

Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, служат источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

Организация помещения службы кадров

В идеале кабинет кадровой службы должен иметь хотя бы три смежных помещения: комната для сотрудников подразделения, кабинет руководителя и помещение, где размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотеки. При этом вход в кабинет отдела кадров может быть только один.

Если такая организация пространства невозможна, то следует выполнить хотя бы основные условия.

Условие 1. Помещение кадровой службы должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией.

Условие 2. Желательно, чтобы входная дверь кадровой службы была двойной металлической, а окна защищены металлическими решетками.

Условие 3. Помещение должно быть достаточно просторным, чтобы, во-первых, обеспечивались условия для работы персонала службы, а во-вторых, имелось место для размещения шкафов и сейфов для текущего хранения документов.

По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние) необходимо запирать на надежные замки и опечатывать личной печатью руководителя кадровой службы. Ключи от дверей сдаются под роспись в специальном журнале. Одновременно включается и проверяется надежность средств охранной сигнализации.

Сдает на охрану и снимает с охраны помещения отдела кадров руководитель службы (иное должностное лицо, ответственное за ведение кадровой работы). Уборка помещений допускается только в присутствии этих лиц. Дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета, трудовые книжки хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шкафах. Желательно, чтобы у каждого работника был свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. При этом печати, штампы, бланки документов и ключи от рабочих шкафов работников, как правило, хранятся в сейфе руководителя кадровой службы.

Правила работы с документами

Чтобы обеспечить сохранность персональных данных при работе с документами, необходимо соблюдать следующие правила.

Правило 1. На рабочем столе держите только те документы, с которыми в настоящий момент работаете.

Правило 2. Остальные документы храните в запертом шкафу.

Правило 3. Исполняемые документы помещайте в папки, на которых указывайте вид производимых с ними действий, например «Для подшивки в личные дела», «Для отправки» и т. п., или фамилии сотрудников, к работе с которыми относятся данные документы. Хорошо, если в каждой папке будет опись находящихся в ней документов.

Правило 4. Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшивайте в соответствующее дело.

Правило 5. В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы убирайте в металлические шкафы, сейфы, запирайте и опечатывайте печатью.

Правило 6. В конце рабочего дня на рабочем столе не должно оставаться ни одной бумаги. Проверьте также урну для бумаг и убедитесь в отсутствии там документов, которые могут представлять интерес для постороннего лица.

Правило 7. Печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов храните только в сейфе начальника отела кадров.

Правило 8. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожайте в бумагорезательной машине - шредере.

Правило 9. Компьютеры в конце рабочего дня блокируйте и отключайте от сети.

Правило 10. Не оставляйте какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, не оставляйте шкафы незапертыми, а компьютер - незаблоки-рованным при выходе из кабинета.

НЕЛЬЗЯ!

Размещать документы на полу, подоконниках, в неразобранных кипах

Правила хранения документов

В системе хранения кадровых документов можно выделить две стадии: текущее (оперативное) и последующее (архивное).

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в которое они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Так, документы, создаваемые в службе кадров, в ней же и хранятся.

Текущее хранение делится на два подвида:

хранение документов в процессе их исполнения;
хранение исполненных документов. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций приказы по личному составу хранятся в подлинниках.

Условия хранения должны обеспечивать защиту документов от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключать их утрату. Как правило, для этого в помещениях отдела кадров и архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п. Для облегчения поиска документов на шкафах размещают копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой.

Если вы знаете, что какой-то документ должен копироваться с определенной частотой, можно снять с него одну копию хорошего качества и в дальнейшем работать с ней

В помещении службы кадров, в котором хранится большое количество документов, должны поддерживаться стабильные значения температуры и влажности воздуха, так как для бумаги особенно опасны не столько высокие и низкие показатели температуры и влажности, сколько частое изменение этих показателей. Конечно, документы хранятся в специальных папках и за плотно закрытыми дверцами шкафов, чтобы до минимума снизить воздействие злейшего врага бумаги - пыли. Также целесообразно хранить документы в шкафу с непрозрачными дверцами. Дело не только в наибольшей безопасности хранения, но и в том, что для бумаги вредно воздействие света, особенно ультрафиолета.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Архивисты государственного архива могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации, например, если после проверки экспертов инспекции ГИТ были выявлены нарушения правил ведения кадровых документов. Также архивная инспекция проводит проверку хранения кадровых документов в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его социальных прав (не может получить справку с места работы о зарплате, о стаже работы и т. д.)

Как ни печально признавать, но не меньший вред наносит документам ксерокопирование и сканирование. В целом не рекомендуется проводить подобные процедуры более пяти раз, так как и этого достаточно, чтобы вызвать значительное изменение цвета бумаги и снижение ее устойчивости к механическим повреждениям. Такое воздействие обуславливается тем, что при прохождении светового луча по страницам документов, уровень освещенности в двадцать раз превышает рекомендуемый.

Правила уничтожения документов

Одним из этапов жизненного цикла кадровых документов является их уничтожение. Причины бывают разные.

Причина 1. Законное уничтожение в организациях после истечения установленного срока хранения.

Причина 2. Уничтожение или порча по неосторожности, в результате аварий и стихийных бедствий, природных и техногенных катастроф.

Наша справка

Помещение архива организации должно быть изолировано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 80 см, пожарные проходы между рядами стеллажей - 120 см. Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.

В этой связи кадровой службе приходится решать две противоположные задачи.

Задача 1. Уничтожить документы, чтобы минимизировать (а лучше - полностью исключить) вероятность восстановления содержащейся в них информации.

Задача 2. Восстановить документы и содержащуюся в них информацию в случае порчи или уничтожения документов. Какие методы и технологии для этого можно использовать.

Первая задача связана с выполнением требований законодательства и деловых обязательств по надежному уничтожению документов, ставших ненужными для организации, а также для решения вопросов, связанных с информационной безопасностью.

Вторую задачу, к счастью, приходится решать гораздо реже. И желательно заранее продумать и составить планы действий по спасению поврежденных документов в случае возникновения пожара или затопления.

При уничтожении кадровой документации необходимо соблюдать ряд требований, определенных в Международном стандарте по управлению документацией ISO 15489-1-2001 и в Стандарте 15489-1-2007, а именно:

уничтожение должно быть санкционированным (т. е. запрещается самовольное уничтожение документации без оформления соответствующих документов);
запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предстоящему разбирательству по судебным искам или расследованию;
уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации;
должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые и резервные копии и копии для длительного хранения.

Наша справка

Шредирование - наиболее распространенный и популярный на сегодня метод уничтожения бумажных документов. Привлекают его дешевизна, «экологичность», достаточная надежность.

Главное достоинство - документы можно уничтожать поэтапно, кроме того, не требуется выделять много места для временного складирования отобранных на уничтожение материалов. В этом случае проще обеспечить безопасность документов и содержащейся в них информации. Именно этот вариант активно используется в работе, и во многих организациях требование обязательного уничтожения документов в шредере включено во внутренние регламенты.

При выборе шредера специалисты советуют принимать во внимание количество ежедневно ликвидируемых документов.

Рекомендованная дневная нагрузка - важный фактор, который стоит учитывать при подборе агрегата. Еще один принципиальный момент - насколько конфиденциальна информация. От этого зависят уровень секретности уничтожителя и тип порезки.

Уровень секретности, обеспечиваемый шредером, задается максимальным размером фрагментов, на которые режется бумага или другой носитель.

Согласно международному стандарту DIN 32757-1 различают пять уровней секретности:

секретность первого уровня присваивается моделям, на выходе выдающим полосы шириной до 1,2 см. Восстановить документ из такой стружки можно, хотя придется повозиться. Поэтому подобные шредеры используют преимущественно для уборки рабочего стола;
второй уровень секретности не намного серьезнее. Аппарат выдает полоски не шире 0,6 см. Такие устройства благодаря своей доступной цене распространены довольно широко;
шредеры третьего уровня секретности можно использовать для уничтожения конфиденциальных, но не секретных документов. Бумага режется на полосы шириной 0,2 см или фрагменты размером до 0,4 х 6 см. Восстановить содержимое документа, уничтоженного таким способом, практически невозможно;
для секретной документации рекомендуется использовать шредеры с еще более мощным, четвертым уровнем секретности. В этом случае документ режется на фрагменты не больше 0,2 х 1,5 см, т. е. в мелкую стружку, пригодную разве что в качестве стройматериала;
и, наконец, для уничтожения совершенно секретных документов производятся шредеры, дающие на выходе фрагменты формата 0,08 х 1,3 см. Фактически документ превращается «в пыль» и не подлежит восстановлению даже в лабораторных условиях.

При выборе шредера нужно опираться только на действительно необходимый уровень секретности, так как от этого зависят цена и производительность машины.

Не будем забывать, что оргтехника - не только незаменимый помощник в офисе, но и немаловажная деталь интерьера. В ассортименте любого производителя можно найти темные и светлые модели классического или футуристического дизайна. В отделке применяется металл, прозрачный пластик, световые индикаторы различных цветов.

Правила работы с посетителями кадровой службы

Помимо операций с документами, работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием граждан (сотрудников организации, бывших работников, кандидатов на работу и др.). Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, т. к. посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности отдела кадров.

В целях удобного доступа посетителей в отдел кадров желательно, чтобы помещения отдела располагались на первом этаже здания, поблизости от входа. В часы приема лиц, не являющихся сотрудниками предприятия, вход в отдел должен быть свободным.

Проход посторонних лиц в помещение отдела лучше контролировать: посетитель идентифицируется по паспорту или служебному удостоверению.

НЕЛЬЗЯ!

В часы приема посетителей выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону

Важно, чтобы прием посетителей проходил только в специально отведенные часы. В другое время в помещении отдела кадров не могут находиться посторонние лица, в том числе сотрудники предприятия. Приемные часы могут быть разными для сотрудников предприятия и лиц, не входящих в эту категорию. Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении отдела не было лиц, ожидающих приема.

Следите, чтобы в часы приема посетителей на вашем столе не было лишних документов.

Прием посетителей чаще всего связан с ведением справочной работы: ответов на вопросы посетителей и выдачей им справок о месте работы, занимаемой должности, стаже. Нелишним будет напомнить, что не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону.

Журнал: Всё для кадровика, По состоянию на: 15.06.2012, Год: 2012, Номер: №7

Кадровое делопроизводство

За основу можно попробовать взять вот это:

Доски объявлений в организациях обычно направлены на решение двух основных целей:
Информирование.
Формирование и поддержание определенной корпоративной культуры.

Доска объявлений – это, прежде всего, средство информирования. Причем как сотрудников собственной компании, так и клиентов (или посетителей). Обычно для каждой из этих групп делают разные доски объявлений. Не стоит смешивать внутреннюю и внешнюю информацию. Кроме того, если информации много, лучше организовать несколько досок объявлений, чем пытаться объять необъятное.

Собственных сотрудников на доске объявлений информируют:
о важных событиях, достижениях
о новостях
о принятых решениях
о правилах
о вакансиях

Клиентов или посетителей информируют:
об основных направлениях деятельности
о графике работы
о правилах обслуживания
о вышестоящих инстанциях

Однако доски объявлений, кроме непосредственной задачи информирования, выполняют еще очень важную роль – они формируют корпоративное пространство, поддерживают фирменный стиль, создают особую атмосферу, культуру.

Вспоминается доска объявлений в одной компании, оказывающей риэлтовские услуги. Доска была выполнена из качественного материала, была большой по размеру и красивой. Что сразу же говорило о том, что компания богатая, средства у нее есть и дела идут неплохо. Но при этом на столь замечательной доске сиротливо висел список именинников текущего месяца, и одиноко жалась в углу миссия компании, напечатанная мелким шрифтом. Вся остальная часть доски была пустой. Без всяких слов было ясно – мы имеем дело с богатой материально, но бедной духовно компанией. И что самое удивительное, беседы с руководством и персоналом показали, что убогий вид их доски объявлений никого не смущает. Ну и что, что на ней нет ничего. Значит, нет никакой особой информации, сказали нам.

Данный пример довольно показателен. Такая ситуация обычно складывается в компаниях не придающих особого значения такой тонкой материи как корпоративная культура, где никому нет дела до внутренней репутации, и где никто персонально не отвечает за информирование персонала.

Поэтому, если вы решили организовать в компании доску объявлений, сразу же определите, с какой целью вы ее создаете, какую информацию будете там размещать, как часто будете обновлять информацию и главное, кто будет отвечать за состояние доски и поддерживать информацию в актуальном состоянии. Причем назначить ответственного - это действительно один из главных факторов успеха. Иначе возможна ситуация, которую мы наблюдали еще в одной компании.

Эта доска объявлений наводила на странные мысли. Она вся сплошь состояла из листочков разного формата, где-то прикрепленных кнопкой, где-то просто приклеенных. Порой поверх других листов. Часть информации была цветной, часть черно-белой, часть написанной от руки. На объявлении «Кому нужны большие папки – срочно зайдите в административный отдел» было написано красным фломастером: «Неправда – все уже кончилось!!!». Больше всего зрелище напоминало подъезд дома, где каждый, кто хотел, мог вывесить свое объявление. Или, что мы попали в большую коммунальную квартиру, в которой все главные, и никто ни за что не отвечает.

У доски объявлений обязательно должен быть «хозяин». Его задача продумать концепцию доски объявлений, оформить все разделы в едином стиле и обновлять информацию по мере необходимости. А всякий, кто желает разместить свою информацию должен обращаться к ответственному, с тем, чтобы тот разместил ее - в соответствии с единым стандартом и на отведенное для такой информации место.

Основные правила оформления доски объявлений

Существует несколько базовых принципов оформления досок объявлений, следование которым повышает их действенность.

1. Наличие четкой структуры.

Очень важно, чтобы информация на доске объявлений была структурирована, то есть разделена на четкие разделы, в которых размещается информация определенного вида. В таком случае пользоваться доской становится намного удобнее, сразу можно найти требуемую информацию, а не перечитывать заново все подряд. У каждого раздела должен быть заголовок.

2. Единый стиль, желательно соответствующий корпоративному стилю компании.

В деле формирования имиджа компании, и среди собственных сотрудников в том числе, мелочей нет. Недоумение вызывает, например, доска объявлений, оформленная с сине-голубых тонах, если у компании логотип состоит из зеленого и желтого цветов. Однако, еще хуже, если доска объявлений – это просто место крепления различных бумаг, разного формата, написанных разными шрифтами.

Единый стиль оформления досок объявлений состоит из следующих аспектов:
единый размер и шрифт заголовков
единый шрифт основного текста
единый размер фотографий и рисунков
единые или сходные композиционно элементы украшений

Лучше всего, когда тексты на доске объявлений готовятся по утвержденным стандартам оформления внутренней документации компании (наличие таких стандартов говорит о серьезном отношении компании к собственному имиджу).

3. Способ крепления информации на доске объявлений или информационном стенде должен соответствовать типу информации и периодичности ее обновления, а также учитывать необходимую степень презентабельности доски объявлений.

Если информационный стенд рассчитан на клиентов и посетителей, или располагается в месте, где бывает много людей, как собственных сотрудников, так и посторонних, то он должен быть более презентабельным. Такие информационные стенды можно сразу заказать с пластиковыми кармашками стандартного размера А4 или другого размера, подходящего для компании. Это удобно, если информация меняется не очень часто и ее состав относительно устойчив. Если сделать кармашки чуть большей толщины, то в них можно помещать информацию (сразу по много экземпляров), которую посетители могут забрать с собой. Например, именно такими кармашками лучше всего оформлять рекламно-информационные стенды.

Некоторые стенды можно даже изготовить промышленным способом. Например, стенд с миссией компании, информацию о направлениях деятельности или карту района для госучреждения, так как эта информация может очень долго не меняться.

Локальные доски объявлений для сотрудников одного отдела могут быть более простыми. Для таких целей вполне подойдут и пробковые доски объявлений, информация на которые крепится кнопками.

4. Группировка информации по темам

Существуют различные способы компоновки информации на досках объявлений. Можно группировать разделы по тематике, например, с одной стороны информация о компании в целом, с другой стороны информация о различных подразделениях. Или взять за основу компоновку по принципу обновляемости – часть доски – редко обновляемая информация, другая регулярно. Не стоит помещать на один стенд оперативную информацию (вакансии, объявления) и долгосрочную информацию, такую как миссия и ценности. Кроме того, нужно учитывать, что доски малого размера воспринимаются лучше, чем огромные стенды, где собрана вся возможная информация. Мы уже упоминали, что в больших компаниях целесообразно иметь несколько информационных стендов, на которых размещается информация по определенной тематике. Не стоит пытаться создать один единственный стенд, если необходимо разместить много информации. Лучше продумать, каким образом эту информацию можно сгруппировать.

Например, в одном компании мы насчитали 5 информационных стендов. Каждый из стендов был закреплен за разными сотрудниками.
Информация о достижениях (заполнение курировал руководитель отдела продаж).
Стенд был разделен на 4 части:
Лучший продавец недели – фамилия и должность сотрудника вписывалась маркером на специально отведенном месте доски
Лучший продавец месяца – в специальный кармашек вставлялась фотография сотрудника и сведения о нем
Лучшая сделка месяца – также имелся специальный кармашек для текста
График продаж за квартал
Приказы и распоряжения (куратор – начальник канцелярии).
Небольшая пробковая доска объявлений с последними утвержденными документами, которые касались всех сотрудников.
Стенд службы персонала (куратор – руководитель службы персонала).
На данном стенде были помещены объявления о планируемых корпоративных мероприятиях, правила участия и результаты внутренних конкурсов, информация для желающих пройти обучение, открытые вакансии.
Стенд с миссией компании (куратор директор по развитию)
На стенде была размещена миссия компании, меморандум ценностях, долгосрочные цели компании, фотографии руководства компании.
Стенд «Поздравления» (куратор – сотрудник секретариата)
На стенде вывешивался список именинников текущего месяца с датами рождения, внутренними телефонами и электронной почтой (чтобы желающие могли лично поздравить именинника). Кроме того, собственно в день рождения на доске вывешивался рисунок (картинка или открытка) с персональным поздравлением и подписью директора специально имениннику, который тот забирал себе вечером.
На отдельной части этой же доски вывешивались поздравления, которые пришли в адрес организации от клиентов, партнеров и других сторонних организаций.

В зависимости от целей, которые стоят перед доской объявлений, она может состоять из разных разделов или блоков.

Приведем два примера: информация, которая может располагаться на стендах для крупной компании и для госучреждения.

Пример для крупной компании (информация, которая может быть помещена на корпоративные доски объявлений и стенды):
Миссия
Меморандум о ценностях
Слоган, девиз
Объявления
Информационно-справочная информация (к кому по каким вопросам обращаться, какие и как документы заполнять в стандартных случаях)
Открытые вакансии
Вновь принятые сотрудники, когда, куда, на какую должность, круг обязанностей и полномочий, краткая справка о новом сотруднике.
Показатели деятельности – например, графики выполнения плана продаж или таблица выполнения целей
Передовики, сотрудники, показавшиеся лучшие результаты в определенном направлении за определенный период
Результаты рейдов и проверок, списки провинившихся
Приказы и распоряжения, касающиеся всех сотрудников
Общекорпоративные регламенты, стандарты (краткие формы в виде блок схем)
Поздравления с днем рождения и другими знаменательными датами (свадьба, рождение ребенка, юбилей работы в компании, повышение в должности, защита диссертации, получение награды)
Сообщения об успехах, достижениях компании, отдельных подразделений или сотрудников
Публикации СМИ о компании (где опубликовано, ссылки, тезисно о чем)
Фотогалерея «Кто есть кто» – руководители компании
Стенд или галерея «Наши достижения» - дипломы, сертификаты, награды компании
Стенд или галерея «Отзывы наших клиентов»
Фоторепортажи с мероприятий (выставки, конференции, семинары, субботники, награждения)

Пример для госучреждения. Доска объявлений для посетителей.
Расписание работы организации и отдельных должностных лиц
Список кабинетов, ФИО, телефоны должностных лиц
Условия приема населения (часы приема, необходимость записи, решаемые вопросы, необходимые документы для приема)
Процедуры оформления документов (в виде блок схем)
Нормативные акты, необходимые для населения
Образцы документов для заполнения
Списки граждан (например, чьи документы готовы)
Типичные вопросы и ответы
Вышестоящие организации – куда обращаться с жалобами

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
Инструкция по технике безопасности.
Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы - факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
инструкция по кадровому делопроизводству - очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
альбом форм документов по учету кадров;
положение об аттестации - если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
положение о персонале;
коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

К таким документам относятся:

прежде всего - это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя - либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

о приеме работника на работу - форма Т-1;
о приеме работников на работу - форма Т-1а;
о переводе работника на другую работу - форма Т-5;
О переводе работников на другую работу - форма Т-5а;
о предоставлении отпуска работнику - форма Т-6;
о предоставлении отпуска работникам - форма Т-6а;
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма Т-8;
о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма Т-8а;
о направлении работника в командировку - форма Т-9;
о направлении работников в командировку - форма Т-9а;
о поощрении работника - форма Т-11;
о поощрении работников - форма Т-11а.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

о совмещении должностей (профессий);
о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
о возложении взысканий;
о досрочном снятии взысканий;
об изменении персональных данных работника;
о присвоении разряда;
о привлечении к сверхурочным работам;
о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
о дежурствах;
об установлении или снятии персональных надбавок;
об изменении режима работы.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

об утверждении штатного расписания;
о внесении изменений в штатное расписание;
о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

командировочное удостоверение - форма Т-10;
служебное задание - форма Т-10а;
записку-расчет о предоставлении отпуска работнику - форма Т-60 (лицевую сторону);
записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма Т-61 (лицевую сторону);
акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы - форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В наше время существуют три способа регистрации:

простейший - в журналах;
более совершенный - с помощью картотеки;
и наиболее совершенный, удобный, быстрый - с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы - в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания - за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
журнал регистрации личных карточек (Т-2);
журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

Сверхурочные работы;
использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
предоставленные работникам отгулы и т.д.

Картотека предупреждений

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня - статья 71 ТК РФ);
истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения - статья 79 ТК РФ);
ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала - статья 123 ТК РФ);
помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.